Tylko 14% maili ma znaczenie

Ile czasu dziennie zajmuje Ci przeglądanie poczty i odpisywanie na maile? Z przeprowadzonego przez firmę Qualtrics badania (w kilkunastu krajach Europy i świata, w tym w Polsce) wynika, że aż 50% czasu w pracy zajmują nam maile. Niestety, większość z nich jest stratą czasu.

Tylko 14% z wszystkich maili, które codziennie czytamy bądź piszemy ma znaczenie z biznesowego punktu widzenia. Cała reszta to albo spam, albo niewiele znacząca korespondencja. Jak marnować na maile mniej czasu?

• Ustaw sobie kilka wzorów maili (np. wzór z podziękowaniami, potwierdzeniem otrzymania wiadomości), które będziesz mógł wysyłać automatycznie jako odpowiedź na otrzymane maile
• Nie sprawdzaj maili jak tylko przyjdą. Ustal sobie konkretne godziny (2 – 4 razy w ciągu dnia), w trakcie których sprawdzasz skrzynkę i odpowiadasz na korespondencję
• Nie wysyłaj maila, jeśli nie masz nic ważnego do przekazania, a nadawca nie poprosił wyraźnie o potwierdzenie otrzymania maila (w teorii mail ze zwykłym „dziękuję” jest wyrazem dobrego wychowania, ale w praktyce to zmarnowanych kilka sekund – Twoich, ale także adresata)
• Jeśli potrzebujesz odpowiedzi na proste pytanie, zamiast pisać maila – zadzwoń. Będzie szybciej i dla Ciebie, i dla osoby, która odpowiada.