Prezentacja Power Point na rozmowie kwalifikacyjnej – jak ją zrobić?

W ramach rozmowy kwalifikacyjnej zostałeś poproszony o przygotowanie prezentacji na zadany temat? Zdarza się to wprawdzie niezwykle rzadko, ale bywają takie stanowiska, na których umiejętności zaprezentowania się w formalny sposób jest ważna – w takich przypadkach, osoba rekrutująca może poprosić o przygotowanie prezentacji. Jak ją zrobić, sprawdzić i jakich błędów nie popełniać?
Poradników na temat tego, w jaki sposób technicznie obsłużyć program Power Point jest sporo – tym zajmować się nie będziemy, a osoby, które jeszcze nigdy nie pracowały na Power Point odsyłam do strony Microsoft Office – lub do Prezi, platformy pozwalającej na przygotowywanie profesjonalnych prezentacji on-line w prosty i niezwykle estetyczny sposób.

Nawet jednak osoby posiadające techniczne umiejętności przygotowywania prezentacji w PP potrafią robić w nich takie błędy, które od razu pokazują, że osoba ta nie potrafi przeprowadzać ciekawych prezentacji, nie wie co chce powiedzieć, nie ma charyzmy i nie potrafi zainteresować sobą audytorium. Jak sprawić, by takie zdanie o nas nie pojawiło się w umyśle rekrutera?

Ile czasu przeznaczyć na przygotowanie prezentacji?
Prezentacja to zarówno pomysł, zaplanowanie tego co chcemy przekazać słuchaczom, jak i wykonanie poszczególnych slajdów. Przyjmuje się, że czas potrzebny do wykonania prezentacji jest 8 razy dłuższy niż ilość slajdów, które zamierzamy zaprezentować. Jeśli więc nasz temat zamkniemy w 10 slajdach, to na przygotowanie prezentacji przeznaczmy 80 minut.

Ile slajdów?
Nie ma tu jednej reguły, które powiedziałaby – 5 slajdów źle, 10 dobrze, 20 za dużo. Wszystko zależy od tematu. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej nasza prezentacja nie będzie jednak zbyt obszerna – prawdopodobnie otrzymamy nie więcej niż 10-15 minut na prezentację, zatem 5-7 slajdów będzie w zupełności wystarczającą ilością.

Typowe błędy podczas tworzenia prezentacji PP
Nawet doświadczeni w wygłaszaniu prezentacji mówcy często popełniają niemalże szkolne błędy w tworzeniu prezentacji w PP. Najczęstsze i najbardziej widoczne dla audytorium to:

• za dużo tekstu – jeśli na slajdzie umieścimy dużą ilość tekstu, nasz rozmówca nie będzie mógł zdecydować się czy ma nas słuchać czy ma czytać. W efekcie, traci albo nasz przekaz na slajdzie albo nasza przemowa. Jeśli więc masz przekazać np. określoną definicję, na slajdzie zaprezentuj jedynie jej tytuł, a treść podaj z pamięci. Jeśli prezentujesz dane, to na slajdzie umieść wykres, a omawiaj go z pamięci.
• czytanie ze slajdu – większa ilość tekstu sprzyja też temu, by osoba prezentująca czytała zamiast mówić. Informacja na slajdzie ma być jedynie ilustracją, punktem zaczepienia, hasłowym podkreśleniem tematu. Jeśli będziemy czytać slajdy, równie dobrze możemy rozdać audytorium wydrukowany tekst.
• zasłanianie sobą prezentacji, lub stanie tyłem do publiczności – błąd częsty zwłaszcza wtedy, kiedy osoba prezentująca nie do końca dobrze pamięta swoją prezentację
• za dużo upiększaczy – kolorowe literki, dużo zdjęć, przejścia między slajdami i migoczące gwiazdki w każdym rogu – kilka „fajerwerków” w prezentacji się przydaje, ale zbytnie nasycenie szczegółami i kolorami sprawia wrażenie chaosu. Nie umieszczamy też w prezentacji zdjęć kiepskiej jakości.
• zbyt szybka rotacja tekstu i slajdów – w PP slajd może prezentować się od razu w całości lub po kolei zapełniać treścią. Jeśli wybierzesz tą drugą opcję pamiętaj o tym, by pomiędzy jedna a drugą informacją pojawiającą się na slajdzie była chwila przerwy. Twoje audytorium dostanie oczopląsu chcąc jednocześnie obserwować ciebie i co chwile zmieniające się napisy.

Próba czasu i tematu
Wykonaną prezentację trzeba koniecznie przećwiczyć. I to kilka razy. Przede wszystkim musisz sprawdzić czas trwania prezentacji, poza tym, dobrze też sprawdzić w jaki sposób mówimy. Najlepsze do tego jest lustro oraz dyktafon – Choć osoby, które po raz pierwszy wykorzystują metodę lustra często się krępują, jest to naprawdę świetna metoda do tego, by zobaczyć na własne oczy jaką mamy minę podczas mówienia, czy nasze oczy są rozbiegane (jeśli nie potrafimy sobie sami spojrzeć w oczy, to w jaki sposób utrzymamy kontakt wzrokowy z osobą rekrutującą?), jak zachowują się nasze ręce, czy drżą nam nogi. Nagranie własnego głosu pozwoli nam zobaczyć, czy nie mówimy zbyt szybko, czy w naszym sposobie mówienia nie ma zbyt wielu przecinków typu „yyyy”, „eeeee”, lub powtarzanych często  zwrotów (np.”prawda”, „tak jakby”, „rzeczywiście”). Prezentacje ćwiczymy dwa – trzy razy. W razie potrzeby modyfikujemy slajdy lub ich ilość. Po każdej modyfikacji warto prezentacje przećwiczyć jeszcze raz.

Bezpieczeństwo prezentacji
Przynosząc ze sobą prezentacje PP na rozmowę kwalifikacyjną pamiętaj, by zabezpieczyć się na wypadek awarii przenośnej pamięci lub czytnika. Poza tym, że powinieneś mieć skopiowaną prezentację na dwa nośniki (np. pendrive i telefon, dysk zewnętrzny lub odtwarzacz mp3) to warto również wrzucić ją na serwer poczty (np. wysłać do samego siebie). Dzięki temu, nawet w razie dramatycznej awarii, zawsze będziesz mógł ściągnąć ją przez internet w kilka chwil.