Kanban – sposób na produktywność
Osoby, które potrafią dobrze organizować swoją pracę są nie tylko bardziej produktywne, ale również mają więcej czasu dla siebie – po prostu szybciej niż inni i w bardziej zorganizowany sposób zarządzają swoją pracą. Jedną z metod, które można wykorzystać jest Kanban – co to takiego i jak działa?
Metoda Kanban pochodzi z Japonii. Została wdrożona w Toyocie po to, by każdy pracownik miał stały wgląd w to, co się dzieje w firmie lub dziale, nad czym trwają pracę i na jakim etapie te prace są w danym momencie. Na czym polega? Otóż pracę dzieli się na trzy główne części – zadania, które mają zostać wykonane, ale nie zostały jeszcze rozpoczęte, zadania będące w trakcie oraz zadania skończone. Praca tą metoda zorganizowana jest wokół trzech kroków:
Etap I – przygotowanie zadań – na tym etapie ustalamy co mamy do zrobienia i jaka jest ważność poszczególnych zadań.
Etap II – priorytetyzacja zadań – każde zadanie opisujemy np. na karteczce post-it i przyklejamy na tablicy w miejscu „do zrobienia”.
Etap III – wykonywanie zadań – rzeczą, która w dużym stopniu przeszkadza nam w byciu produktywnymi, jest ustalanie zbyt dużej ilości zadań do zrobienia w danym czasie. W efekcie martwimy się tym, że nie zdążymy i skupiamy na zbyt wielu zadaniach, przez co się rozpraszamy. W Kanban chodzi o to, by do kolumny „w trakcie pracy” przenieść te zadania z kolumny „do zrobienia”, którymi jesteśmy w danej jednostce czasu się zająć.
Etap IV – zadania wykonane – kiedy już zakończymy zadanie, przenosimy je do kolumny z wykonanymi zadaniami. Dzięki temu wiemy, który projekt został zakończony i jeśli od jego zakończenia zależał kolejny etap oczekujący w pierwszej kolumnie, możemy się nim zająć. Przesunięcie projektu do kategorii wykonanych daje też innym osobom – jeśli pracujemy w zespole wizję tego, jak postępują prace nad zadaniami.
Jeśli jesteście bardziej zainteresowani tym, jak może działać metodyka Kanban w waszym życiu i dla waszej pracy, zapraszam do pogłębiania wiedzy na serwisach poświęconych tej metodzie, np: personalkanban.com dostępny jest też stworzony przez Polaków serwis kanbantool.com, który umożliwia wirtualne tworzenie tablic.
