Dlaczego kalendarz to złe narzędzie do zarządzania naszymi zobowiązaniami?
Czy korzystanie z kalendarza? Większość z nas nie wyobraża sobie bez niego życia. Niestety – zdaniem specjalistów od zarządzania – nie jest to najlepsze narzędzie do planowania tego, co zrobimy w określonym czasie.
Planowanie na godzinę bądź dwie
W kalendarzu najczęściej planujemy coś, co będzie trwać godzinę bądź dwie. Zatem idealnie nadaje się do planowania spotkań. Niestety, zdaniem specjalistów, większość rzeczy w naszym życiu nie zajmuje 1-2 godzin. Całkiem sporo zajmuje zaledwie kilka chwil (np. telefon do mamy z życzeniami urodzinowymi) bądź nie jesteśmy w stanie przewidzieć, ile nam zajmie (np. zakupy, które są uzależnione od kolejki w sklepie). Problem w tym, że to, co naprawdę ważne (nasze cele osobiste), ciężko ująć w kalendarzu. Gdyby jednak sięgnąć do zapisków z zeszłego roku, to odpowiedź na pytanie: „co udało Ci się osiągnąć” brzmiałaby: „odbyłem 348 spotkań”.
Jak sobie z tym radzić? Planować „cele osobiste” i „zawodowe” bez wnikania w szczegóły albo znajdować na nie czas (tak samo jak powinniśmy planować 5 godzin tygodniowo na naukę nowych rzeczy – tak jak robił to Benjamin Franklin).
Kalendarz daje złudzenie czasu
Drugi problem to złudzenie dysponowania zapasami czasu. Jeśli coś planujemy w kalendarzu np. na „za miesiąc”, to wydaje się nam, że mamy sporo czasu. Tymczasem mamy go bardzo mało – bo wielu codziennych, koniecznych rzeczy po prostu w kalendarzu nie ma. W efekcie, kiedy nadchodzi termin, okazuje się, że czas zniknął.
Jak sobie z tym radzić? Dan Ariely (profesor i specjalista ekonomii behawioralnej) twierdzi, że powinniśmy wyobrażać sobie, że wszystko co chcemy zrobić za jakiś czas, powinniśmy zrobić za tydzień. Bo nieważne, czy coś zaplanujemy na za tydzień czy za rok – mamy mniej więcej tyle samo czasu – codziennie będziemy przecież tak samo zajęci jak dziś.
