Exit Interview – co, jak dlaczego?

Zatrzymanie w szeregach firmy cenionych pracowników, to wyzwanie przed którymi staje wiele firm. Nawet mimo najlepiej prowadzonej polityki personalnej, firma raz na czas staje przez problemem zwolnienia się pracownika. Te firmy, które są bardziej świadome wartości swojego zespołu coraz częściej decydują się na wprowadzenie procedury „Exit Interview„. Co to jest i czego można się spodziewać, jeśli zostaniemy o udział w Exit Interview poproszeni?

Exit Interview to spotkanie odchodzącego z własnej woli z pracy pracownika z przedstawicielem działu HR lub managerem działu, w którym pracował pracownik. Zdecydowanie częściej spotkania takie realizowane są w większych firmach, w których istnieją bardziej rozbudowane działy HR. Exit Interview ma kilka celów:

• Zidentyfikować powód dla którego pracownik odchodzi (co pozwoli wprowadzić zmiany w polityce firmy, które zwrotnie wpłyną na zmniejszenie rotacji)
• Zbadać nastawienie pracownika do firmy (i jeśli istnieje ryzyko wystąpienia pracownika na drogę sadową, załagodzić konflikt)
• Zatrzymać wiedzę ekspercką wewnątrz firmy (co pozwoli następcy pracownika na łatwiejsze wdrożenie się do obowiązków i lepsze wykonywanie zadań).

Czy pracownik musi uczestniczyć w Exit Interview?

Nikt w firmie nie może zmuszać pracownika do tego, by w wywiadzie na koniec współpracy uczestniczył. Pracodawca, może co najwyżej poprosić pracownika o to, by ten zechciał podzielić się z nim swoja opinią o firmie, stanowisku, warunkach pracy. Warto jednak zgodzić się na taki wywiad z kilku względów:

• Nierzadko, pracodawca dopiero sytuacji zagrożenia odejściem pracownika staje się otwarty na wysłuchanie jego oczekiwań – exit interview może zatem zakończyć się propozycją lepszych warunków pracy od obecnego pracodawcy.
• Otwartość pracownia na exit interview podkreśla jego dobrą wolę do zachowania pozytywnych relacji z byłym pracodawcą. Mówiąc wprost – nie palimy za sobą mostów i pozostawiamy lepsze wrażenie.
• To, co przekażemy rozmówcy, może przełożyć się na poprawę warunków pracy pracowników firmy – w ten sposób oddajemy przysługę naszym koleżankom i kolegom ze starej pracy.

Jak widać, rozmowa na koniec współpracy to korzyści nie tylko (choć głównie) dla firmy, ale również dla pracownika.

Jak przebiega Exit Interview?

W zdecydowanej większości firm, o udział w rozmowie na koniec zatrudnienia, prosi pracownika pracownik działu HR. Termin spotkania ustalany jest w miarę możliwości pod koniec okresu wypowiedzenia, aby zredukować niepokój pracownika związanych z tym, że zaszkodzi sobie na sam koniec, a informacje których udzieli sprawią, że jego ostatnie dni będą cięższe. W zależności od ilości pytań oraz zakresu wiedzy eksperckiej pracownika, taki wywiad może trwać od godziny nawet do kilku spotkań. Profesjonalny HRowiec powinien też zapoznać pracownika z celami dla jakich chce przeprowadzić spotkanie. Sam Exit Interview polega na rozmowie pracownika z przedstawicielem działu HR lub osobą, która rekrutowała pracownika. Niekiedy też, pracownik otrzymuje do wypełnienia ankietę, która pozwala na standaryzację zagadnień (dzięki ankiecie, duże firmy mogą potem oceniać powody tracenia pracowników. Aby jednak porównywać wyniki ankiet, musi ich być sporo – dlatego też metody tej nie stosuje się w firmach, które tracą jednego pracownika na pół roku czy nawet kwartał. Taka mała ilość danych nie pozwoliłaby na analizę ilościową.

A jakich pytań możemy się spodziewać? Najczęściej dotyczą one kilku zagadnień:

• powodów odejścia;
• warunków pracy (formalnych – takich jak sprzęt który mieliśmy do dyspozycji czy finansów, oraz nieformalnych- czyli atmosfery, poziomu stresu itd.);
• zadań wykonywanych w pracy (zarówno w zakresie wiedzowym, jak i tym, jak były przez nas postrzegane)
• współpracowników (głównie w kontekście współpracy i atmosfery)
• przełożonego (jego zalet, wad, umiejętności zarządzania – te pytania nie pojawią się, jeśli wywiad prowadzi nasz przełożony).

Przykładowe pytania mogą więc brzmieć tak:

• „Jak Pan uważa, jakie zasady panujące w firmie są nieefektywne, przeszkadzające”
• „Czy czuł się Pan docenianym pracownikiem? Co firma mogłaby zrobić, aby poczuł się Pan bardziej doceniony”
• „Co obniżało Pana efektywność w pracy”
• „Jakie elementy pracy cenił Pan w naszej firmie”
• „Czego będzie Panu najbardziej brakowało przy odejściu z firmy”
• „Czy otrzymywał Pan wsparcie od swojego kierownika”
• „O czym powinniśmy pamiętać, by jak najlepiej wdrożyć do pracy Pana nastepcę” itd.

Na koniec wywiadu, pracownik może zostać poproszony o podpisanie protokołu. W Większości jednak firm, wywiad jest anonimowy. Warto dopytać o to, zanim zgodzimy się na Exit Interview. Pytania podczas wywiadu, nie powinny skupiać się jedynie na negatywnych aspektach pracy (problemach, trudnościach, minusach), ale również na pozytywach – pytania o pozytywne wspomnienia z pracy, czy zalety przełożonego, poza zdobyciem wiedzy mają jeszcze jeden cel – mają nastawić odchodzącego pracownika pozytywnie do firmy. Przypomnieć mu, że były też te „miłe chwile” – dzięki temu, firma redukuje ryzyko tego, że odchodzący pracownik będzie wygłaszał negatywne opinie o swojej starej pracy, w nowej lub będzie sfrustrowany pisał negatywne opinie w Internecie.

Do czego firma wykorzystuje dane zebrane podczas wywiadu?

Przede wszystkim do tego, by zanalizować przyczyny rotacji wśród pracowników. Wiedza na temat głównych powodów dla których pracownicy odchodzą, pozwala firmie podjąć kroki, eliminujące te czynniki. Przykładowo, jeśli z danego 10 osobowego działu, po raz piąty odejdzie osoba wskazując jako główny powód konflikty z managerem, to dla firmy jest to sygnał, że manager nie radzi sobie na powierzonym stanowisku. Podobnie jest w przypadku wynagrodzenia, warunków pracy, stresu, nadgodzin czy setek innych możliwych powodów, które skłaniają pracownika do szukania nowego miejsca zatrudnienia. Druga możliwością wykorzystania danych z wywiadu, jest zdiagnozowanie obszarów trudnych w firmie, które wprawdzie nie są bezpośrednią przyczyną rezygnacji z pracy, ale powodują, że pracuje się gorzej, mniej efektywnie itd. Wreszcie, dane można wykorzystać do tego, by w lepszy i bardziej efektywny sposób, wdrożyć następcę odchodzącego pracownika. Zdarza się też, że dane z wywiadu wykorzystane zostają do tego, by podjąć próbę zatrzymania pracownika – na przykład przez propozycję awansu, podwyżki, zmiany zadań.

O czym powinien pamiętać pracownik poproszony o udział w Exit Interview?

• Nie musisz zgadzać się na spotkanie
• Pracodawca nie ma prawa przymuszać cię do tego, być dzielił się z nim opiniami lub wiedzą. Nie może tez uzależniać od Twojej zgody na wywiad wydania Ci świadectwa pracy, wypłaty świadczeń czy wystawienia referencji.
• W każdej chwili masz prawo przerwać spotkanie. Nie musisz też odpowiadać na wszystkie pytania i masz prawo do zachowania części informacji dla siebie (im więcej jednak przekażesz, tym bardziej efektywny będzie wywiad dla organizacji, którą opuszczasz).
• Twoje zachowanie oraz postawa podczas spotkania wywrze wpływ na to, jak zostaniesz zapamiętany – zachowuj się więc profesjonalnie – nie unoś się, nie złość, nie narzekaj nadmiernie, nie krzycz, nie przeklinaj.