20 pytań, których możesz się spodziewać na rozmowie na stanowisko sekretarki/asystentki

Stanowisko sekretarki/asystentki jest jednym z najbardziej popularnych. W tym zawodzie pracują setki tysięcy kobiet (i nieco mniej mężczyzn), a konkurencja na rekrutacji jest bardzo duża. Znaleźć dobrą asystentkę wcale również nie tak łatwo. Jak zatem przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej i jakich pytań można się spodziewać?

Czego oczekuje pracodawca?

Szukając asystentki oczekuje się z jednej strony kompetencji merytorycznych (przygotowywanie pism, zorganizowania, dokładności itd.), z drugiej prezencji (asystentka jest widoczna – musi wyglądać schludnie, bo jest wizytówką instytucji, a z trzeciej chęci bycia sekretarką.  Dla wielu osób stanowisko sekretarki to trampolina do kariery. Wyobrażają sobie, że po byciu asystentem przez kilka lat, awansują na inne stanowisko. Niestety, to tak nie działa.

Dobra sekretarka jest na wagę złota – dlatego jeśli jesteś dobrą sekretarką, szanse na awans w innym obszarze są słabe (bo nikt nie chce takiej sekretarki stracić). 

Podczas rekrutacji, pytania na rozmowie można podzielić na dwie kategorie: dotyczące kompetencji oraz dotyczące motywacji. Obie są w tym przypadku równie ważne.

Top 20 pytań na stanowisko sekretarki/asystentki:

1. Dlaczego chce Pani być sekretarką? (zdyskwalifikują cię wszystkie odpowiedzi świadczące o tym, że ma to być praca na chwilę  i „od czegoś trzeba zacząć”);
2. Gdzie Pani się widzi za pięć lat? (pytanie podchwytliwe stawiające kandydata między ambicją a motywacją do bycia asystentką całe życie. Dobrym rozwiązaniem jest opowiedzenie ogólnie o obowiązkach  i odpowiedzialności – czyli skupiamy się nie na stanowisku, ale na zakresie zadań);
3. Co chce Pani osiągnąć na tym stanowisku? (pytanie podchwytliwe, bo dla asystentki ważne powinno być przede wszystkim to, co jest ważne dla jej szefa);
4. Jakie sytuacje Panią demotywują/stresują (tu nie ma dobrej odpowiedzi – jedynie szczerość. Przecież nie chcesz trafić do miejsca, w którym codziennie będziesz kłębkiem nerwów);
5. Jak Pani wyobraża sobie typowy dzień pracy u nas? (to pytanie ma sprawdzić, co wiesz o stanowisku sekretarki, jak wyglądała twoja poprzednia praca i co wiesz o firmie);
6. Jak wyglądał Pani dzień pracy w poprzedniej firmie (to pytanie sprawdza, na ile to, co robiłaś odpowiada temu, co będziesz robić. Skup się na konkretach);
7. Jaka była Pani największa wpadka na stanowisku asystentki (wybierz taką, z której wyszłaś obronną ręką i która nie zrujnowała pracy bądź wizerunku szefa);
8. Czy jest Pani gotowa na delegacje służbowe (pamiętaj, by dopytać jak częste);
9. Z jakich aplikacji potrafi Pani korzystać? (chodzi tu zarówno o programy jak i o aplikacje mobilne);
10. Z jakich funkcji w Excelu Pani korzystała? (pytania o obsługę aplikacji biurowych mogą być różne. Przygotuj się na konkrety);
11. Za jakie pisma i korespondencję Pani odpowiadała? (menedżer chce wiedzieć, w czym masz doświadczenie);
12. Jakie wydarzenia, spotkania Pani organizowała? (ważne są tu takie dane jak liczba uczestników, cel spotkania, to, co trzeba było zorganizować);
13. Jakiego systemu używa Pani do zarządzania kalendarzem szefa?
14. Na podstawie czego podejmuje Pani decyzję, co jest najważniejsze do wykonania? (to bardzo ważne pytanie i może przybierać różne formy, również case study, kiedy dostajesz przykład trzech czynności i masz je zestawić hierarchicznie. Nie spiesz się z odpowiedzią – zadaj dodatkowe pytania, jeśli uznasz, że są pomocne);
15. Jakiego rodzaju interakcje miała Pani w pracy (czyli z kim współpracowałaś – tylko z szefem, a może ze wszystkimi pracownikami i gośćmi);
16.  Jakiego rodzaju dane musiała Pani archiwizować i jak Pani to robiła?
17. Czy zajmowała się Pani danymi poufnymi? W jaki sposób? (to pytanie jest o tyle trudne, że kryje się za nim próba uzyskania informacji, czy zdarzyło ci się wypuścić poufne dane w świat. Jeśli faktycznie zdarzyła ci się w tym zakresie wpadka, to może się zdarzyć, że niechcący ją opiszesz. A to błąd);
18. Co, według Pani, jest najważniejsze na stanowisku sekretarki? (pokazujesz tu swój etos pracy i priorytety na tym stanowisku – jeśli będą zbieżne ze stanowiskiem szefa, to wygrałaś);
19. Czego nauczyła się Pani z popełnionych błędów? (pytanie zawiera dwa haczyki – jeden dotyczy błędów – musisz o nich opowiedzieć, by w całości przedstawić sytuację, drugi pokazuje, czy jesteś osobą rozwojową);
20. Jakie wyzwania – Pani zdaniem – czekają na Panią w tej pracy (jeśli nie widzisz żadnych, to być może nie do końca chcesz być sekretarką?).

Na co uważać na rozmowie kwalifikacyjnej na stanowisko sekretarki?

Osobiste preferencje menedżera

Stanowisko sekretarki jest najbardziej wrażliwą pozycją na osobiste preferencje przełożonego. Ze sprzedawcą czy kierowcą kierownik nie musi czuć „chemii” ale z asystentką jest to konieczność.  Kierownik musi wiedzieć, że będzie się w stanie z nią dogadać, zaufać jej i że będzie między nimi nić porozumienia. W wielu przypadkach jakieś detale czy szczegóły zachowania decydują o tym, że kierownik uważa, że się „nie dogada” i nie jest w stanie tego w żaden racjonalny sposób wyjaśnić. Dlatego też osoby kandydujące na stanowisko sekretarki muszą być gotowe na to, że zostaną pominięte w rekrutacji bez żadnego „wyraźnego” powodu.

Dokumenty aplikacyjne

W przypadku sekretarki przygotowanie dokumentów aplikacyjnych ma szczególne znaczenie. Świadczy o tym, w jaki sposób będzie przygotowywać pisma zawodowe – jak formatuje dokumenty, czy robi literówki. W większości przypadków błędy w tym zakresie dyskwalifikują kandydata.

Uścisk dłoni, uśmiech, pierwsze wrażenie

To wszystko niezwykle ważne, zwłaszcza tam, gdzie asystentka ma kontakt z pracownikami bądź gośćmi zewnętrznymi. Zadbaj o to, by wszystko było na jak najwyższym poziomie.