Aktywne słuchanie na rozmowie kwalifikacyjnej

Wielu kandydatom wydaje się, że rozmowa kwalifikacyjna to niemalże przesłuchanie. Osoby rekrutujące zadają pytania, a kandydat mówi i mówi i mówi. Opowiada o sobie i swoim doświadczeniu, a rekruter jedynie enigmatycznie kiwa głową, lub robi trudne do zinterpretowania miny. Takie myślenie powoduje, że kandydaci tak bardzo skupiają się na tym, co chcą powiedzieć, że … przestają słuchać swoich rozmówców. Efekt tego jest taki, że brak precyzyjnych odpowiedzi lub dwa razy o to samo zadane managerowi pytanie przekreśla szanse kandydata na pracę. Jak zatem aktywnie słuchać na rozmowie kwalifikacyjnej?

Aktywne słuchanie to pokazywanie całym sobą, że szanujemy i słuchamy uważnie naszego rozmówcy. W sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej oznacza to wysłuchiwanie tego, co ma nam do zakomunikowania manager, dopytywanie go o szczegóły (jeśli np. opowiada nam o firmie bądź stanowisku) i odpowiadanie na zadawane pytania (a nie krążenie wokół nich i odpowiadanie nie na temat). Dlaczego na rozmowie kwalifikacyjnej powinniśmy aktywnie słuchać?

• bo buduje to przestrzeń do komunikacji
• sprawiamy dobre wrażenie
• pozwala nam precyzyjnie odpowiadać na pytania
• motywuje i zachęca rozmówcę (zatem zaczynamy być bardziej lubiani)

Jakie sygnały wysyłamy na rozmowie kwalifikacyjnej, które świadczą o tym, że nie słuchamy uważnie?

• Brak kontaktu wzrokowego – trudno wyobrazić sobie aktywne słuchanie bez kontaktu wzrokowego. Wyobraź sobie jak czułbyś się, gdyby ktoś nie patrzył na ciebie podczas gdy ty do niego mówisz. Patrz na managera również wtedy kiedy to on mówi, a nie ty.
• Brak pytań – kiedy ktoś mówi nam coś interesujące, naturalnym jest, że dookreślamy i próbujemy zrozumieć to co mówi jak najdokładniej. Kiedy kandydat nie ma żadnych pytań ani w trakcie, ani na koniec rozmowy i nie wchodzi z rozmówcami w dialog tworzy wrażenie kompletnie nie zainteresowanego spotkaniem i niezaangażowanego. Brak zaangażowania zaś praktycznie zawsze spowoduje, że nie dostaniemy propozycji pracy – nawet jeśli będziemy fachowcami.
• Domyślanie się – przerywanie rozmówcy w pół zdania by je dokończyć jest nie tylko niegrzeczne, ale również sprawia, że nasz rozmówca zaczyna myśleć, że kandydat wszystko wie lepiej. To zaś budzi niesmak bądź agresję. Pokazuje też brak cierpliwości, która na tym stanowisku i w tej firmie może być ważna. Wysłuchuj do końca – potem się odnoś.
• Rozkojarzenie – wprawdzie może być wynikiem stresu, ale najczęściej interpretowane jest jako brak zainteresowania i zaangażowania. Widoczne przez to,że kandydat zaczyna rozglądać się po pokoju oraz w momencie zadania pytania zachowuje się tak, jakby właśnie się obudził.
• Brak precyzyjnych odpowiedzi na pytania – rekruter pyta o to, co najbardziej lubiliśmy w swojej pracy a my zaczynamy opowiadać o tym, na czym polegały nasze obowiązki. Nie jest to odpowiedź na pytanie, bo nie brzmiało ono”czym zajmował się Pan w swojej pracy” tylko „co Pan lubił w swojej pracy”. Brak odpowiedzi powoduje, że to samo pytanie jest nam zadawane po raz drugi – w niekiedy w nieco innej formie. Kiedy jednak osoba rekrutująca zapyta nas o to samo po raz trzeci, oznacza to, że albo my czegoś nie rozumiemy, albo.. to osoba rekrutująca nas nie słucha. W takiej sytuacji najlepiej wejść w dialog i za pomocą parafrazy dopytać o to, czy dobrze zrozumieliśmy pytanie, np. „jeśli dobrze rozumiem,nie pyta Pan o to, co robiłem, a jedynie o te rzeczy, które sprawiały mi najwięcej zadowolenia?”. Zastosowanie parafrazy przy rozmowie na stanowiska handlowe i związane z kontaktem z ludźmi podnosi nasze notowania.

Co utrudnia aktywne słuchanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Brak rzeczywistego zainteresowania odpowiedzią na zadane pytanie

Kandydaci często naczytawszy się poradników przed rozmową kwalifikacyjną, przygotowują sobie listę pytań do zadania podczas spotkania. Problem w tym, że nie są to pytania na które rzeczywiście chcą znać odpowiedź. Zadają je dlatego, że wydaje się im, że tak trzeba. Przykładem takiego pytania jest np.”jakie sukcesy osiągnęła firma w ostatnim czasie” w sytuacji, w której nie jest to dla kandydata tak naprawdę interesujące. Brak zaangażowania i słuchania odpowiedzi jakiej udziela rekruter lub manager jest w takich sytuacjach mocno widoczna (kandydat nie zadaje pytań pomocniczych, ma rozbiegany wzrok, przerywa rozmówcy zmieniając temat). W takiej sytuacji osoba prowadząca rozmowę zaczyna odczuwać dyskomfort, który przenosi się na ocenę kandydata.

Monolog wewnętrzny

W trakcie rozmowy kandydaci starają się przewidzieć kolejne pytanie i do niego przygotować w myślach lub rozpamiętują to, czy na poprzednie pytanie udzielili dobrej odpowiedzi. Efektem jest prowadzenie monologu wewnętrznego, który nie pozwala skupiać uwagi na tym, co mówi rozmówca. Ekstremalną sytuacją jest tu padające z ust kandydata sformułowanie „przepraszam, czy mógłby Pan powtórzyć pytanie? Nie usłyszałem”. Jeśli na stanowisku o które kandydat się ubiega aktywne słuchanie jest ważne (np.marketing, sprzedaż, analiza) to przyłapanie kandydata na tym, że nie skupił się na pytaniu i odpowiada nie na temat lub prosi o powtórzenie sprawia, że kandydat dostaje „punkty ujemne”za brak koncentracji, uwagi a niekiedy bywa i tak, że manager zaczyna się zastanawiać czy ma do czynienia z osobą wystarczająco inteligentną.

Słuchanie selektywne

Polega na tym, że chętnie dopuszczamy do siebie informacje zgodne z naszym systemem wartości,a nie dopuszczamy tych, które są z nim w sprzeczności. Efekt? Z wypowiedzi managera wyłapujemy tylko niektóre elementy i odnosimy się do nich błędnie. Przykładowo, manager mówi „staramy się, by pracownicy nie pracowali w nadgodzinach. Choć oczywiście czasem trzeba zakończyć projekt w terminie”.A kandydat na to „no to super, w poprzedniej pracy cały czas siedziałem po godzinach i już tak nie chcę”.

Stres

Przeszkodą w aktywnym słuchaniu jest też po prostu stres. Im bardziej jesteśmy zestresowani, tym mniej uważnie słuchamy i popełniamy błędy polegające na nie odpowiadaniu na zadane pytanie tylko krążeniu dookoła niego. Brak odpowiedzi wprost może być dla naszych rozmówców wskazówką, że próbujemy coś ukryć.

Stereotypy i błędy oceny

Każdy z nas wykorzystuje w codziennym życiu jakieś stereotypy. Pomagają nam one organizować informacje. Mogą jednak być mocno zdradliwe. Dzieje się tak wtedy, kiedy zaczynamy działać na podstawie błędnej oceny sytuacji (np. ulegamy stereotypowi blondynki zakładając, że rozmawiająca z nami managerka o platynowych włosach jest raczej istotą mało zorientowaną).