Jak w 25 minut poprawić efektywność wysyłania CV?

06 września, 2013

Czy lepiej wysłać 10 CV i dostać 7 zaproszeń na rozmowę kwalifikacyjną? Czy wysłać ich 100 i dostać 10? W teorii w drugim przypadku mamy więcej szans na otrzymanie pracy, ale tak naprawdę przy wysokiej efektywności wysyłanych CV mamy większą szansę na pracę, bo wyższa efektywność oznacza, że już na etapie wysyłania CV jesteśmy bardziej dopasowani do oczekiwań pracodawców. Poza tym wysłanie 10 CV zabiera mniej czasu niż wysłanie 100 – mamy zatem więcej czasu na rozwój, wolontariat czy obmyślanie własnego biznesu.

W związku z tym, że mamy rynek pracodawcy i o prace nie jest łatwo, coraz większa ilość kandydatów z poczucia beznadziei i frustracji wysyła CV gdzie popadnie. Bo może się uda. Nie dalej jak wczoraj na stanowisko związane z branżą IT otrzymałam List Motywacyjny, w którym absolwentka historii i matematyki podkreśla,że szuka pracy związanej z jej wykształceniem i ma nadzieję na współpracę. Problem w tym, że firma do której napisała nie ma nic wspólnego z historią a z obszaru matematyki wykorzystuje jedynie statystykę i logikę – a i to nie w akademickim wymiarze. Jak myślicie, jaką odpowiedź dostała kandydatka?

Wysyłanie CV na odpowiednie stanowiska pracy nie tylko poprawia nam współczynnik efektywności wysłanych CV, ale również poprawia nam samopoczucie. Zupełnie inaczej czujemy się, kiedy na 5 wysłanych CV zostaniemy zaproszeni na 2 rozmowy, niż kiedy ten sam efekt uzyskamy wysyłając 50 CV. A to właśnie frustracja i brak pewności siebie (wywoływany słabym odzewem ze strony pracodawców) sprawia, że gorzej wypadamy potem na rozmowie kwalifikacyjnej.

Jak w ciągu 25 minut poprawić efektywność wysyłania CV?

Analiza ogłoszenia – 10 minut

Pierwszym krokiem do tego, by poprawić efektywność wysyłania naszych CV jest przesyłanie go tylko na takie oferty pracy, w których mamy szanse na to, by zostać zaproszonymi na rozmowę kwalifikacyjną. Oznacza to:

Przez pierwsze 5 minut wczytujemy się w oczekiwania firmy. Czy je spełniamy? Najważniejsze są tu wszystkie twarde kompetencje (miękkie, takie jak umiejętność pracy w zespole, kreatywność czy samodzielność są na poziomie CV niesprawdzalne – zatem często nie podlegają ocenie w ramach CV. Oczywiście, warto się do nich odnieść w Liście Motywacyjnym lub poprzez opis zadań wykonywanych na poprzednich stanowiskach pracy podkreślić swoje doświadczenie w tym zakresie). Jeśli nie spełniamy twardych kryteriów typu doświadczenie w określonym obszarze, konkretna wiedza, certyfikaty, prawo jazdy – nie ma sensu wysyłać CV. W przypadku oczekiwań w określonym obszarze, które spełniamy częściowo (np. pracodawca wymaga 3 lat doświadczenia, a my mamy 2 lata) możemy wysłać CV (z dość dużą skutecznością) o ile różnica między wymaganiami a naszym doświadczeniem nie jest większa niż około 20%. Przykładowo – jeśli pracodawca poszukuje specjalisty ds. eksportu z minimum 3 letnim doświadczeniem w międzynarodowej firmie, prawem jazdy i biegłym francuskim, to jeśli nasze doświadczenie wynosi 2 lata, mamy szanse, ale jeśli mamy 2 lata doświadczenia w firmie lokalnej i do tego mówimy tylko po angielsku, to szkoda naszego czasu na wysyłanie aplikacji.

Poza oczekiwaniami dokładnie czytamy też opis zadań – zwłaszcza to, co jest napisane między wierszami. Firmy, mając trudności z pozyskaniem pracownika, niekiedy rozmijają się z prawdą opisując profil stanowiska. Przykładowo, stanowisko opatrzone jest nazwą „specjalisty ds. rekrutacji” ale w zakresie zadań, poza „prowadzeniem projektów rekrutacyjnych” znajdziemy takie sformułowania jak „utrzymywanie relacji z klientami” , „pozyskiwanie nowych klientów” i „odpowiedzialność za wyniki sprzedażowe” – oznacza to, że firma szuka osoby, która swoje projekty będzie dodatkowo sprzedawać. Taka praca może w 80% polegać na sprzedaży a nie na rekrutacji – zatem pytanie pozostaje, czy to jest to, co cię interesuje. Podobnie jest z rodzajem współpracy czy wynagrodzeniem. Najpierw czytamy świetne ogłoszenie, a na końcu dopiero widzimy, że „istnieje możliwość nawiązania stałej współpracy”,a wśród korzyści firma wymienia referencje – w domyśle firma nie szuka pracownika tylko stażysty. Dokładnie czytając ogłoszenie unikniemy rozczarowania na rozmowie kwalifikacyjnej. A lepiej chyba poświęcić 5 minut na czytanie CV niż godzinę na rozmowę kwalifikacyjną, z której nic nie będzie, bo oferta nie będzie się nam podobać.

Analiza firmy – 3 minuty

Nie chcemy wysyłać CV do firmy krzak prawda? Zależy nam na tym, by trafić do sensownej organizacji a nie podawać nasze dane personalne na prawo i lewo. Dlatego warto poświęcić 3 minuty czasu na to, by sprawdzić firmę, która zamieściła ogłoszenie. W tym celu wchodzimy na adres z domeny adresu e-mail i sprawdzamy czy firma istnieje i wygląda na rzetelną. Przeglądamy informacje o firmie a jeśli mamy jakiekolwiek podejrzenia dotyczące tego, że firma nie jest rzetelna możemy wrzucić jej nazwę w wyszukiwarkę i sprawdzić jakie wyniki wyszukiwania pokaże nam Google. Dzięki temu można od razu zdemistyfikować oszustów.

Personalizowana treść wiadomości – 3 minuty

Zarówno wysyłając aplikację mailem jak i wypełniając formularz, zwykle mamy miejsce na to, by napisać coś od siebie w treści wiadomości. Tekst ten jest pierwszym kontaktem rekrutera czy managera z naszą aplikacją. Czytanym zanim jeszcze ktoś otworzy nasze CV. Wykorzystajmy to do tego, by w dwóch zdaniach podkreślić nasze kompetencje i pokazać, że dokładnie zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia i wiemy na jakie stanowisko aplikujemy. W treści wiadomości odnoś się jedynie do danych zawartych w ogłoszeniu. Wybierz dwa lub trzy wymagania (najlepiej najważniejsze) i pokaż, że je spełniasz. Wtedy Twoje CV na pewno zostanie otworzone.

Kilka wersji CV – 2 minuty

Wprawdzie przygotowanie kilku wersji CV zajmie nam nieco więcej czasu, ale proces ten się opłaca. Dzięki temu nie musimy robić każdorazowo zmian w CV. Możemy też wysyłać dopasowane do oferty aplikacje dzięki czemu podnosimy naszą „konwersję”. Najefektywniej jest skoncentrować się na kilku obszarach zawodowych (np. sprzedaż, obsługa klienta, przedstawicielstwo handlowe) i do każdego z tych obszarów stworzyć osobne CV. Tam gdzie mamy średnie doświadczenie tworzymy CV tradycyjne. Tam, gdzie nieco mniejsze – CV kompetencyjne. Przy dużym doświadczeniu możemy pokusić się o CV funkcjonalne lub umieszczenie w nagłówku celu zawodowego. Każde z tych CV umieszczamy w odpowiednio opisanym folderze (po to, by po pierwsze nie otwierać CV za każdym razem by sprawdzić która to wersja, by się nie pomylić i najważniejsze – po to, by nie opisywać rodzaju CV w jego nazwie, bo będzie to wskazówką dla rekrutera, że mamy kilka wersji i kilka ambicji zawodowych (co może mu zasugerować, że wcale tej pracy aż tak bardzo nie chcemy, a przecież nam na tym nie zależy).

Wysyłając aplikację, po prostu wybieramy odpowiednie CV z folderu i tym samym oszczędzamy czas i podnosimy skuteczność.

Modułowy List Motywacyjny – 7 minut

List Motywacyjny, aby był skuteczny musi pokazywać nasze kompetencje, dostarczać nowych wiadomości na nasz temat, które przekonają osobę czytającą do tego, by do nas zadzwonić i przede wszystkim powinien być skierowany do firmy, do której aplikujemy. Przytoczony na początku tego artykułu opis kompetencji przez absolwentkę historii i matematyki – choć zapewne prawdziwy – wywarł odwrotny do zamierzonego skutek. Zaowocował automatycznym stwierdzeniem ze strony rekrutera, że ta kandydatka nie nadaje się na stanowisko, na które aplikuje, bo jej potrzeby są zupełnie inne niż to, co oferuje firma. Oczywiście pisanie osobnego Listu Motywacyjnego w odpowiedzi na każde ogłoszenie zabierze nam za dużo czasu. Dlatego też efektywne jest zbudowanie Listu Motywacyjnego modułowo. Tworzymy w tym celu kilka akapitów, w których opisujemy nas, nasze kompetencje, sukcesy, oczekiwania i w zależności od oferty sklejamy list motywacyjny z poszczególnych części, dodając odpowiedni nagłówek (do kogo kierujemy list).

Modułowe tworzenie Listu Motywacyjnego to proces podobny do tworzenia kilku wersji CV. Jeśli wiemy na jakie stanowiska najczęściej aplikujemy, piszemy odpowiednie moduły pod konkretne oferty. Przykładowo, na stanowiska sprzedażowe dodajemy moduł opisujący nasze sukcesy w sprzedaży, a na stanowiska przedstawiciela handlowego kilka informacji o tym, jak to lubimy podróżować i że prawo jazdy mamy bezwypadkowo od 10 lat. Za każdym razem dodajemy też kilka zdań (tworzonych indywidualnie) odnoszących się do konkretnej firmy i jej oferty. Wskazówki o co się „zahaczyć” znajdziecie w ogłoszeniu rekrutacyjnym. (Można np. wykorzystać stwierdzenie „w ogłoszeniu piszą Państwo o wysokich kompetencjach w zakresie pracy w zespole. W tym obszarze moje doświadczenie jest spore i obejmuje takie projekty jak…” Takie zdania wrzucamy w środek Listu Motywacyjnego (a nie na koniec). Dzięki temu tworzymy wrażenie, że całość listu była pisana pod ofertę pracy.

Szukanie pracy to pełnoetatowe zajęcie, jeśli rzeczywiście chcesz pracę otrzymać możliwie szybko. Warto też za każdym razem dbać o standard i nie poddawać się nawet jeśli nie otrzymujemy tylu zaproszeń ile byśmy chcieli. W takiej sytuacji lepiej po prostu zastanowić się nad tym, co możemy zmienić i jak jeszcze – może niestandardowo – możemy szukać pracy. 25 minut na jedno CV może wydawać się dużą ilością czasu, ale odpowiednio optymalizując proces czas ten możemy jeszcze skrócić. Poza tym, wysłanie 10 CV zajmie nam niecałe 5 godzin. Czy to dużo? Jeśli dzięki temu otrzymamy 5-6 zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne to zapewne nie. Zwłaszcza, jeśli i tak nie mamy pracy.

Tagi: