Jak przygotować dobre portfolio

Celem przesyłania dokumentów aplikacyjnych jest wzbudzenie na tyle dużego zainteresowania naszą osobą, by osoba prowadząca rekrutację zechciała się z nami spotkać.  W tym celu, musimy ją przekonać o tym, że mamy wystarczające kwalifikacje oraz wyróżnić się spośród innych kandydatów. Jednym z elementów, który pozwoli nam to osiągnąć jest portfolio. Jak przygotować je dobrze?

Czym jest portfolio w rekrutacji?

To prezentacja dotychczasowych osiągnięć i udokumentowania posiadanych kompetencji poprzez praktyczne przykłady wykonanych prac. Choć pojęcie portfolio wzięło się z prac artystycznych, wcale nie dotyczy jedynie osób zajmujących się sztuką czy pracą kreatywną. Może być elementem aplikacji również osób, które realizują innego rodzaju projekty – wdrożenia systemów, projekty rekrutacyjne, prowadzą zespół czy przygotowują analizy.  W każdym przypadku, chodzi jednak o to, by za pomocą przykładów zrealizowanych prac pokazać zarówno nasze osiągnięcia jak i sposób w jaki pracujemy i tym samym przekonać pracodawcę do tego, że jesteśmy idealnym kandydatem na stanowisko jakie oferuje.

Jakie elementy powinno zawierać portfolio?

Najlepiej jeśli swoje próbki prac opiszesz w następujący sposób:

• Przedstawienie problemu (co klient chciał, jakie były założenia i cele projektu)
• Sposób realizacji projektu (np. wykorzystane materiały czy oprogramowanie, proces twórczy, etapy realizacji)
• Efekt końcowy (np. konkretna praca graficzna, tekst prasowy, program szkolenia, wskaźniki realizacji założeń – czyli np. informacja że dzięki przygotowanemu przez ciebie opracowaniu statystycznemu, w firmie rozpoczęto wdrażanie nowej procedury jakości, która pozwoliła podnieść wyniki o 10%)

Taki opis projektów pokazuje, że nie tylko jesteś dobry w tym co robisz (piszesz, fotografujesz, projektujesz, analizujesz), ale również jesteś gotowy na współpracę z biznesem.

Przy projektach z zakresu zarządzania, można również w portfolio umieścić informacje o ewentualnych problemach, na jakie napotkałeś w trakcie realizacji projektu  i sposobach jego rozwiązania.

Jak dobrać próbki prac?

Wybierając prace, które chcesz zaprezentować w swoim portfolio zadbaj o to by były:

• Różnorodne – pokaż swoje doświadczenie w różnych branżach, różnych typach pracy, różnej metodologii. Przykładowo, portfolio grafika będzie lepsze, jeśli będzie zawierać po 2-3 przykłady konkretnych typów projektów (np. baner, strona www, animacja, reklama drukowana itd.) niż jeśli będzie zawierać 20 banerów i jedną stronę www. Portfolio nie może być zbiorem przykładów pracy, z których każdy przykład jest niemalże identyczny z poprzednim.
• Pokazywały wszystkie kompetencje i umiejętności  – jeśli np. programujesz w kilku językach, załącz próbki kodu w przynajmniej kilku. Jeśli pracujesz jako grafik na kilku programach, pokaż swoje umiejętności w każdym z nich. Jeśli wykonujesz projekty HR, to opisz przykład rekrutacji, onboardingu, szkolenia, wdrożenia systemu ocen okresowych a nie skupiaj się jedynie na jednym określonym typie zadań.
• Aktualne – twoje umiejętności rozwijają się wraz z twoim doświadczeniem. Nie wystarczy, że zaczniesz dokładać najnowsze projekty – staraj się również usuwać starsze i te, z których teraz nie jesteś już tak dumny, jak 2-3 lata temu. Dobrze jest pokazać ewolucję kompetencji w portfolio, ale pamiętaj o tym, że nie każdy będzie przeglądał je dokładnie – jeśli umieścisz za dużo przykładów, osoba czytająca portfolio może skupić się na początkowych (starszych i gorszych projektach  i nawet nie zobaczyć tych najnowszych.
• Atrakcyjne – nie musisz w portfolio umieszczać wszystkich swoich prac. Jeśli jakiś projekt ci się nie podoba (ale klient sobie życzył) lub nie zakończył się pełnym sukcesem, nie umieszczaj go w portoflio, nawet za cenę tego, że będzie nieco bardziej ubogie. Jeśli zrobisz jednym czy dwoma projektami złe wrażenie, to nawet najlepiej wykonany kolejny projekt może go nie zatrzeć. W przypadku portfolio mniej znaczy więcej – lepiej pokazać 3 świetne projekty niż 10 byle jakich.
• Możliwe do pokazania – pracowałeś nad kampanią reklamową, ale firma miała podpisaną NDA? Nie możesz wykorzystać tego projektu – zwłaszcza, jeśli portfolio ma być ogólnodostępne. Niestety musisz brać pod uwagę przepisy prawa oraz ustalenia z pracodawcą.

W jakiej kolejności przygotować próbki?

Wszystko zależy od tego, co chcesz osiągnąć za pomocą portfolio:

• Jeśli chcesz pokazać ewolucję swoich umiejętności ułóż próbki chronologicznie (np. w przypadku portfolio grafika – pamiętaj jednak o tym, by przy takiej prezentacji zaznaczyć daty powstania poszczególnych prac – w przeciwnym razie osoba oglądająca portfolio, może zamknąć je przerażona słabą jakością po obejrzeniu 2-3 pierwszych projektów),
• Jeśli chcesz pokazać swoja wszechstronność, ułóż je tematycznie (np. w przypadku portfolio trenera –  szkolenia z komunikacji, szkolenia z HR, szkolenia z negocjacji),
• Jeśli chcesz pokazać swoje doświadczenie w określonych obszarach, ułóż próbki w kontekście poszczególnych branż (np. w przypadku portfolio developera – próbki aplikacji dla branży FMCG, Ubezpieczeń, Motoryzacji itd.).

W jakiej formie przygotować portfolio?

Wszystko zależy od tego, jakie elementy w nim umieszczamy. Może to być pdf z przykładami pracy, strona internetowa, wykorzystanie jednego z serwisów, który umożliwia umieszczanie prac , linków i opisów, prezentacja w Power Point lub Prezi. Forma jest w zasadzie dowolna, byle tylko portfolio było czytelne, dawało łatwe możliwości aktualizacji oraz było łatwe do przesłania.

Do wyboru masz takie opcje jak:

• Arkusz .pdf – prosty w przygotowaniu, choć miewa ograniczenia w postaci dodawania nowych projektów Nie nadaje się tez do prezentacji szczegółowych grafik – może wtedy ważyć zbyt dużo. Za to jest dość dobrym narzędziem jeśli zamierzasz przygotowywać słowne opisy projektów. Przygotowując portfolio w pdf nie zapomnij o nagłówkach i strukturze dokumentu – będzie łatwiej je przeglądać.
• Prezentacje multimedialne – dobra opcja jeśli zamierzasz prezentować treść w niezbyt rozbudowany sposób, za to stawiając tezy i pokazując rozwiązania. Daje też przestrzeń do załączania filmików i animacji grafik.
• Własna strona www – nieograniczone możliwości, łatwość edycji jeśli skorzystasz z systemu CMS. Dla osób bez podstawowych umiejętności w zakresie budowania stron www może to być jednak zadanie wymagające pomocy kogoś z zewnątrz. Każdego roku musisz tez opłacać domenę lub hosting.
• Gotowe serwisy do prezentacji portfolio – behance, coroflot i inne– świetne do pokazania prac graficznych oraz projektów opartych na zdjęciach, schematach i wykresach. Mało efektowne w przypadku tekstów i portfolio opartym na case study.

Co jeszcze warto przemyśleć przygotowując portfolio?

Czy chcesz by było ogólnie dostępne czy tez chcesz prezentować je wybranym osobom?

Oba rozwiązania mają plusy i minusy – posiadając portfolio ogólnodostępne (np. online) może się okazać, że ktoś obejrzy je i się z nami skontaktuje nawet bez naszego udziału.  Możemy zatem dostać dzięki niemu ofertę pracy lub zlecenie bez dodatkowego starania się o nie. Z kolei wysyłanie portfolio w odpowiedzi na ofertę pracy lub zapytanie daje nam  większą prywatność i pozwala umieścić w portfolio informacje, którymi nie możemy bądź nie chcemy chwalić się publicznie.

Jak często będziesz aktualizować portfolio?

Jeśli zamierzasz usuwać i dodawać nowe projekty, wybierz taką formę prezentacji, która nie nastręczy zbyt wielu problemów ze zmianą  – np. prezentację w której możesz usuwać slajdy lub stronę internetową, na której poszczególne projekty publikujesz na osobnych podstronach, które w łatwy sposób możesz włączać i wyłączać.

Czy są obszary, w których chciałbyś  być ekspertem, ale jeszcze nie masz praktycznego doświadczenia?

Portfolio może ci w tym również pomóc – wystarczy, że przygotujesz próbne scenariusze lub na końcu prezentacji dodasz informacje również dodatkowych polach specjalizacji ale bez podawania konkretnych przykładów.