9 wskazówek – jak słuchać przekonująco
Jeśli jesteś managerem, dobrze jest być przekonującym mówcą. Aby jednak wznieść komunikację na wyższy poziom, dobrze jest być także przekonującym słuchaczem, czyli słuchać tak, jak samemu chce się być słuchanym.
Jeśli potrafisz słuchać, bardziej się wówczas angażujesz, bardziej integrujesz się z zespołem, z kolegami, z klientami. Otwierasz się także na ich wiedzę i życiową mądrość. Wskazówki – jak słuchać – proponowane przez serwis Glassdoor, są ułożone od najprostszych do tych bardziej zaawansowanych.
- Jeśli zapowiedziałeś spotkanie, wybierz takie miejsce i taki czas, które pozwolą uczestnikom czuć się komfortowo
Otoczenie ma duży wpływ na jakość rozmowy. Podejmując decyzję, weź pod uwagę temat dyskusji i jej porę, a także takie czynniki jak:
– poziom prywatności – tym większy, im zagadnienie jest bardziej wrażliwe i złożone. Zadbaj, by nikt w tym czasie Wam nie przeszkadzał
– sposób, w jaki będziesz siedział (lub stał lub chodził) – w odniesieniu do każdego uczestnika. Jeśli spotkanie ma charakter formalny, dobrze jest siedzieć naprzeciwko wszystkich, przy biurku lub stole konferencyjnym. W sytuacji 1 na 1 lub w mniej formalnych okolicznościach najlepsze efekty daje siedzenie obok siebie (pośród innych). Dla pobudzenia kreatywności i koncentracji wskazane jest chodzenie, rysowanie na tablicy lub krótka przerwa na wspólny spacer
– jak bardzo Ty i Twoi współpracownicy jesteście zajęci, zestresowani lub czy będziecie biec z jednego spotkania na kolejne – staraj się wygospodarować kilkadziesiąt minut przerwy, by odpocząć i przygotować się do następnej rozmowy. Jeśli ciążą nad Wami terminy, może lepiej jest przesunąć termin spotkania?
- Pokazuj, że jesteś skoncentrowany
Utrzymuj kontakt wzrokowy, pamiętaj o mowie ciała, zamknij laptop, wycisz telefon, schowaj posiłek. Kiedy nadmierny kontakt wzrokowy może przeszkadzać? Zależy od relacji między ludźmi i norm kulturowych. Co do zasady, dla równowagi przenieś czasem wzrok na ręce rozmówcy lub na cokolwiek w pokoju, ale nie daj po sobie poznać, że tracisz koncentrację. W kwestii mowy ciała – nie wierć się, ale koncentruj się na osobie, która mówi – uśmiechaj się, jeśli aprobujesz to, co mówi, bądź naturalny lub skupiony, jeśli wątek jest zawiły bądź wymaga poważnej dyskusji, nie okazuj niecierpliwości, nie zmieniaj co chwilę oceny sytuacji. Jeśli robisz notatki, poinformuj o tym.
- Nie przeszkadzaj rozmówcom
Wtrącając swoje przemyślenia i rozwiązania – skup się na przebiegu rozmowy. Umożliwisz innym podzielenie się własnym zdaniem i propozycjami rozwiązania dylematów.
- Wykorzystaj ciszę i krótkie podpowiedzi, by zachęcić rozmówcę do kontynuowania
Odczekaj kilkanaście sekund., zanim coś podpowiesz lub posłużysz się zwrotem „Powiedz więcej”.
- Po wygłoszeniu przez rozmówcę swojej kwestii, podsumuj wszystko raz jeszcze, by utwierdzić się w przekonaniu, że dobrze zrozumiałeś.
Zacznij z takim sformułowaniami, jak: Czyli to, co usłyszałem…; To wygląda, jakby…; Jeśli dobrze Cię rozumiem… I kontynuuj: Czy mam rację?, aby zapytana osoba miała szansę odpowiedzieć: Tak, właśnie tak lub Nie do końca to miałem na myśli.
- Obserwuj mowę ciała innych i wsłuchuj się w ton głosu
Dostosuj do tego swoje gesty i słowa. Jeśli ktoś krzyżuje ramiona i unika kontaktu wzrokowego, możesz powiedzieć: Wygląda, że to temat trudny do rozmowy. Czy możesz mi go przybliżyć? Jeśli ktoś mówi szybko, dzieląc się pomysłami, zauważ: Wygląda, że ten projekt spotkał się z Twoim życzliwym przyjęciem. Co na to wpływa? Jeśli Twoja decyzja sprawiła, że ktoś przestał się udzielać, zapytaj, jaki jest tego powód.
- Jeśli tylko możesz, posługuj się taką formą wypowiedzi, która uwzględnia wartości, jakie wyznaje rozmówca
We wzajemnych relacjach dużą rolę odgrywa zrozumienie. Można poczuć się spełnionym, jeśli naszą wypowiedź ktoś nie tylko przyswoi, ale także o niej opowie. Dlaczego nie być taką osobą w stosunku do swoich współpracowników?
Przykład – jeśli ktoś wytrwale pracował na sukces określonego projektu, doceń to, mówiąc, że widać, jak wiele pracy trzeba było w to włożyć, nadać priorytet, dopiąć szczegóły, by zakończył się sukcesem. To znacznie lepiej zabrzmi niż zdawkowe: dobra robota.
Nawet jeśli coś nie pójdzie tak, jak powinno, ale pracownik włożył w to dużo wysiłku, podkreśl, jak bardzo to doceniasz, zwróć uwagę, że czasem coś się wydłuża i nie zawsze mamy na to wpływ.
- Sprawdzaj, jak idee i opinie współpracowników się zmieniają
Pokaż, że słuchasz, co każdy mówi w toku pracy nad projektem. Rób notatki, z których będzie wynikać, z czym ludzie się borykali, jakie mieli przemyślenia i jak ewoluowało ich stanowisko.
- Zadawaj otwarte pytania, które pomogą ludziom pogłębić myślenie nad projektem
To jest jeden z elementów efektywnego słuchania – pomagasz ludziom wyjaśnić, jak zmienia się status projektu i do czego zmierzamy, jakich rozwiązań szukamy. Stawiaj pytania nie tyle podsumowujące, co udało Ci się usłyszeć, ale takie, które pobudzą ludzi do głębszych analiz.
