5 zwrotów nie do powiedzenia… jeśli przynosisz złe wieści
Jeśli masz przed sobą zadanie poinformowania pracownika o tym, że czeka go zwolnienie z pracy, to nie spodziewaj się, że zostaniesz entuzjastycznie odebrany. Szczególnie wtedy, jeśli taką niepożądaną informację ubierzemy w słowa, które potęgują złe wrażenie.
Jakich zatem słów i sytuacji unikać? Oto pięć podpowiedzi, rekomendowanych przez serwis Glassdoor:
- Jest mi bardzo przykro, ale…
Niektórzy managerowie wychodzą z założenia, że przekazując niepomyślne wieści, powinni unikać okazywania emocji, bo osłabia to ich wizerunek. Zdaniem Kevina Daleya, założyciela Communispond Inc., dobrze jest okazywać współczucie, ale nie przepraszać za to, co ma się do powiedzenia ani nie mówić o tym, jak bardzo źle się z tym czujemy.
Zwrot „Jest mi bardzo przykro, ale…” to najskuteczniejszy sposób, by adresat wiadomości wyrobił sobie o nas złe zdanie. Co w zamian? Chociażby: „Nie jest to sprawiedliwe, lecz…”, „Nie uważam to za słuszne, lecz..”. W ten sposób odbiorcy będą się zastanawiać, dlaczego przynosisz wiadomość, której nie jesteś orędownikiem.
- Skoro już tu jesteś…
Złe wiadomości nie powinny zaskakiwać. Wymagają wcześniejszego ostrzeżenia – wskazania błędów i wdrożenia planu naprawczego. Aby to zrobić zgodnie ze sztuką, należy zorganizować spotkanie, spokojnie i rzeczowo wyjaśnić wątpliwości i ustalić kolejność działań.
- Za dużo szczegółów
Ujawnij wiadomość, ale zrób to szybko – przekonuje Kevin Dailey. Jeśli brałeś udział w tym, co poszło źle lub jesteś współodpowiedzialny za decyzję, która może być bolesna dla odbiorcy – przyznaj się do tego.
Jeśli zastanawiasz się, jak udzielić przykrej odpowiedzi na niespodziewanie zadanie pytanie, nie staraj się jej obudować dodatkowymi wyjaśnieniami – sprawisz wrażenie, że się usprawiedliwiasz. Nie opowiadaj całej historii, co leży u podstaw takiej a nie innej decyzji, tylko od razu zmierzaj do sedna.
- Nie znam szczegółów, ale…
Nigdy nie ukrywaj faktów – mówi Robert Bies, profesor zarządzania na Georgetown University’s McDonough School of Business. Ani zatajanie, ani niezaznajomienie się z wszystkimi szczegółami dotyczącymi tego, co masz do zakomunikowania, nie służą całej sprawie.
- Bez planowania następstwa zdarzeń
Jeśli już wiesz, że przyjdzie Ci podzielić się złymi wiadomościami, zastanów się, jak to powiesz – radzi Sharlyn Lauby, na blogu HRBartender. Liczy się czas i miejsce – nie powinny być przypadkowe. Nad odbiorcą wiadomości masz pewną przewagę – wiesz, co się w niej kryje. Postaraj się zatem tak dobrać słowa i okoliczności, by było to jak najmniej dotkliwe.
