Efektywna praca na odległość, czyli 5 rad jak zarządzać zdalnym zespołem

Eksperci przewidują, że nawet co trzeci pracownik może pozostać w trybie pracy zdalnej, już po zakończeniu pandemii. W marcu na tryb “home office” przeszło, wg. niektórych szacunków nawet 2,5 mln Polaków. Kiedyś praca zdalna była przywilejem, teraz jest standardem. Wiele osób, które pracowały tylko częściowo zdalnie lub wróciło już do biur, deklaruje, że wolałoby na stałe pracować na odległość. Mówi się nawet o 4 mln osób. Czy rynek pracy jest na to przygotowany? Czy kadra zarządzająca ma kompetencje, aby kierować takim rozproszonym zespołem?

Umiejętność wzbudzania zaangażowania i mierzenia efektywności zespołu niemal od zawsze była piętą achilesową wielu managerów. Pisaliśmy już o tym w poprzednim wpisie na naszym blogu.   Teraz, gdy pracujemy „hybrydowo”, czyli częściowo zdlanie i częściowo z biura, ta zdolność staje się kluczowa dla dobrego funkcjonowania organizacji. W tym artykule podpowiemy Ci 5 sposobów działania, które przyczynią się do usprawnienia pracy w zespole.

1) Zarządzanie czasem i priorytetami

To, co stanowi jedno z większych wyzwań w pracy z domu to dobre ułożenie grafiku i ustalenie godzin pracy. Mam tu na myśli ułożenie pewnych zasad: kiedy pracownik powinien być dostępny, a także kiedy sam manager jest do jego dyspozycji. Jak wynika z badania, aż 2/3 osób pracując zdalnie, przekracza swój standardowy czas pracy, czyli pracuje ponad 8 godzin. Przyczyną jest częstego rozproszenia innymi domowymi obowiązkami np. przygotowanie obiadu, czy zajęcie się z dziećmi. W konsekwencji wiele osób pracuje do późnych godzin nocnych, próbując nadrobić dzienne straty. A to skutkuje przemęczeniem, problemami ze skupieniem i spadkiem zaangażowania. Jak organizować się na home office pisaliśmy w inny artykule.

Rada nr 1) Ustal ramy czasowe, kiedy pracownicy i manager są osiągalni dla reszty zespołu. Np. Każdy powinien być pod telefonem i z dostępem do maila w tygodniu między 10-15, nie kontaktujemy się ze sobą po 18:00, tylko w wyjątkowych sprawach i nie pracujemy w weekendy.

 

2) Zorganizowana praca zdalna i komunikowanie priorytetów

Nic tak nie ułatwia ustalenia priorytetów jak stałe punkty w kalendarzu. Dzięki temu organizujemy wszystkie aktywności dookoła tych zdarzeń. Możesz np. umówić się z zespołem na obowiązkowego video calla (Google Meets, Zoom, Skype) w poniedziałek rano. To ich zmobilizuje, aby wstać odpowiednio wcześniej i przygotować się do pracy.

Na tym spotkaniu wyznacz pracownikom cele na tydzień lub zapytaj, jakie sami sobie ustalili i wspólnie z nimi wybierz formę i czas rozliczenia. np. Każdy wykona raport pod koniec tygodnia i powie, co mu się udało wykonać, a co nie i jakie wyzwania się pojawiły. Ale UWAGA! Unikaj formy spowiedzi, gdzie członkowie zespołu muszą się tłumaczyć ze swojej pracy.

Raczej postaw na otwartą komunikację, stymulowaną pytaniami:
Co Ci się udało?

Dodatkowo trudne zagadnienia poddawaj pod wspólną dyskusję zespołową. Może ktoś ma ciekawy pomysł lub wpadnie na nieoczywiste rozwiązanie. Pokaż, że każde zdanie się liczy i jesteś otwarty na rady swoich pracowników. To sprawi, że na spotkaniu nie będzie napiętej atmosfery, a pracownicy, zamiast stresować się, będą Ci ufać i otwarcie mówić o bieżących sprawach.

Rada nr 2) Wyznacz konkretne godziny spotkań zespołowych, jednak nie rób ich więcej niż 3 razy w tygodniu. Każde spotkanie niech przebiega wg. agendy, tak aby nie trwonić czasu na pogaduszki o niczym. Na początku tygodnia razem z zespołem wyznacz cele i zapowiedź, że rozliczysz je w wyznaczonym czasie. np. Po 1 lub 2 tygodniach. Ponadto, jeżeli Twój zespół jest mieszany, czyli część pracowników pracuje w biurze, pozostali w terenie lub z domu, pamiętaj i zapraszaj wszystkich na spotkania całego zespołu, tak aby zespół miał poczucie jedności.

 

3) Motywacja nigdy nie działa pod groźbą kary

Mit kija i marchewki został już dawno obalony. Psychologowie nazywają to teorią wzmocnień wg. Burrhus Frederica Skinnera, potwierdzoną licznymi badaniami. Pozytywne wzmocnienie, czyli nagroda właśnie, zwiększa prawdopodobieństwo ponownego wystąpienia danej reakcji. Co w skrócie oznacza, że wizja pochwały, wyróżnienia lub materialnej korzyści daje mobilizację do działania. Np. ukończenia zadania w czasie, wykonania większej ilości obowiązków, czy zaangażowania się w dodatkowy projekt.

Rada 3) Dowartościuj swoich pracowników, gdy wykonają zadanie lepiej, niż się spodziewałeś lub wykażą się ponadprzeciętnym zaangażowaniem. Doceniaj ich starania i dziękuj najlepiej publicznie, nawet wtedy, gdy nie wszystko poszło po Twojej myśli. Wyznacz też drobne nagrody np. szkolenie stacjonarne lub online, skrócony dzień pracy lub, jeśli masz taką możliwość, nadprogramowy dzień urlopu do odebrania.

 

4) Regularnie monitoruj zaangażowanie swoich pracowników

W praktyce większość przebadanych przez Talent Place firm (66%) nie stosuje dziś żadnych narzędzi do monitorowania i rozliczania pracy zdalnej.

„Nie możesz zarządzać tym, czego nie możesz zmierzyć.” – Peter Drucker, management consultant

 

Nasuwa się pytanie, czy można zbadać i ocenić coś tak niematerialnego, jak zaangażowanie pracownika? Odpowiedź brzmi TAK. I absolutnie warto to zrobić. Najefektywniejszym sposobem oceny poziomu motywacji pracowników są kwestionariusze zaangażowania. Dobrym punktem wyjścia są gotowe wzorce ankiet.  Możesz zaczerpnąć z nich inspirację i stworzyć własny przy użyciu takich programów jak Webankieta, Survio, Interankiety czy nawet Formularz Google. Przykład takiej ankiety możesz znaleźć np. Tutaj.

O czym warto pamiętać przeprowadzając pomiary?

Rada 4) Uprzedź zespół, że zamierzasz przeprowadzić ankietę i powiedz jaki jest jej cel. Np. że to informacja dla Ciebie, abyś wiedział jak usprawnić pracę managerską. Następnie robiąc analizę wyników, wyciągnij konstruktywne wnioski w oparciu o wskaźniki i cele strategiczne firmy. Bardzo pomocny będzie dział HR, który często ma opracowane gotowe wskaźniki. Część z nich może pokrywać się z oceną okresową pracownika, o której więcej tutaj.

 

5) Przyszłość to cyfryzacja, mieszane zespoły zdalne

Obecnie 8 na 10 dużych firm jest w pełni zdigitalizowanych i gotowych do pracy zdalnej w razie konieczności. Nieco gorzej wygląda to w sektorze MŚP, bo tam tylko 53% firm jest w stanie przenieść się do pracy online. To sygnał, że warto zainwestować w procedury, technologie i szkolenia z podnoszenia zaangażowania w pracy zdalnej, aby podnieść wydajność swojej firmy nie tylko teraz, ale i w długim okresie. Czemu to takie ważne?

Niemal 90% pracowników i ponad 70%. pracodawców uważa, że praca zdalna będzie coraz bardziej zyskiwać na znaczeniu.

Koronawirus pokazał, że przejście na model zdalny i zarządzanie zespołem rozproszonym  jest możliwe do wdrożenia w szybkim czasie. Najbardziej prawdopodobnym scenariuszem jest powszechna praca w mieszanych zespołach.  Na naszym portalu ponad 12% ofert pracy to praca zdalna, od początku epidemii ta liczba ciągle wzrasta. 
Ponieważ część pracowników zdecyduje się na powrót do miejsc pracy, inni będą woleli pracować z własnych domów. Dodatkowo firma może teraz otworzyć się na zatrudnienie specjalistów z zagranicy lub innych miast bez konieczności relokacji.
Bo zespół zdalny nie znaczy, że jest to zespół mniej zdolny!

Oferty pracy zdalnej możesz zobaczyć –> tutaj.

 

autor: Patrycja Kuba