7 zasad jak efektywnie pracować z domu, aby dobrze zorganizować pracę
Długo by szukać firmy, której nie dotknęłaby kryzysowa sytuacja związana koronawirusem. Większość pracodawców z uwagi na bezpieczeństwo i uniknięcie zarażenia COVID-19 , wysłała swoich pracowników do pracy w trybie home office. Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Bo jak tu się zorganizować w domu i efektywnie pracować zdalnie, kiedy dookoła tyle rozpraszaczy! Dzieci chcą się bawić, mąż domaga się obiadu, pies łasi się o uwagę, a domowy bałagan woła o posprzątanie. Wszystko naraz i teraz. Dobrze to znam. Spokojne jest na to sposób, oto kilka rad, jak dobrze pracować z domu rozplanować dzień, zbudować sobie przestrzeń i nie dać się epidemii.
To nagła zmiana dla wielu z nas. Jeśli ktoś jeszcze nie miał okazji pracować z domu, teraz się przekona, jakie to wyzwanie. Oprócz niewątpliwych plusów takich jak: wygodny, domowy dress code, brak ścisłych godzin pracy, oszczędność czasu na dojazd i szykowanie, są też ewidentne ograniczenia i minusy.
Gdy pracujesz zdalnie, nierzadko z własnego salonu lub sypialni, jesteś cały czas w zasięgu wzroku rodziny. Zwłaszcza, że wszyscy jesteście teraz na siebie “skazani”. Masz pod ręką ulubione książki i seriale na Netflix. To wszystko kusi i rozprasza! Jak tu zachować samodyscyplinę pracując we własnych czterech ścianach? Oto najważniejsze zasady, które pomogą nam, stworzyć komfort do pracy z domu:
1. Zachowaj rytm dobowy
Otwieranie komputera zaraz po przebudzeniu i praca z prosto z łóżka nie sprzyja naszej produktywności. Dlatego warto zachować dawne rytuały w tej samej kolejności jak dotychczas. Nastaw budzik, zjedz śniadanie, wyjdź z psem i ubierz jak na co dzień. Wiadomo, nie musisz siedzieć w marynarce cały dzień, ale zamiast piżamy załóż wygodny strój, którego nie powstydzisz się w razie wideokonferencji. Staraj się trzymać standardowych godzin biura.
Taka procedura przygotowuje nas mentalnie i pozwoli wejść w tryb zadaniowy, a tym samym poważnie wczuć się w swoje obowiązki. Znam osoby, które nawet wychodzą z domu przejść się dookoła bloku po to, aby oszukać mózg. Może to zabawne, ale działa. Wg. badań psychologicznych zmiana nawyków zawsze naraża nas na stres. Jednym wystarczy 21 dni, inni potrzebują nawet 50 dni, aby zaadaptować się na nowy, zdalny tryb pracy i osiągnąć pełną efektywność.
2. Uporządkuj przestrzeń od pracy
Utwórz specjalną przestrzeń biurową. Kuchenny stół z brudnymi kubkami, otwarte okno z odgłosami z podwórka, zdecydowanie zakłóca naszą zdolność skupienia. Wydzielone miejsce do pracy to psychiczny trik, który może być pomocny, przy rozgraniczeniu obowiązków od sfery prywatnej.
“Naturalna zdolność do odwlekania zadań (prokrastynacja) dotyka ok. 68% osób.”
Tak więc, wygospodaruj sobie biurko z czystym blatem, pozostaw na nim tylko niezbędne przedmioty, w tym szklankę wody. Możesz też przetestować inne ustawienie, tak, abyś miał dostęp do okna i światła. Co więcej, wcześniej zrób zakupy, złóż pranie, odkurz, uwierz mi, będzie Cię kusiło jak nigdy. Znasz syndrom studenta w czasie sesji? No właśnie…
3. Ustal zasady z domownikami
Tak na poważnie, poinformuj swoją rodzinę, czy lokatorów, a nawet kota, że masz obowiązki do wykonania. Umówcie się, że jesteś niedostępny/a w określonych odstępach czasowych. Nie ma Cię i już. No chyba, żeby się paliło.
Ustal rozkład i poproś, żeby to uszanowali. Wytłumacz, że jest to dla Ciebie ważne. Np. od 9:00 – 12:00 intensywnie pracujesz, potem robisz przerwę na wspólny lunch z rodziną, a od 13:00 – 17:00 znowu jesteś zajęty/ta. Zawsze wracaj do swojego “gabinetu”, czyli jedz, śpij i rozmawiaj z rodziną w innym miejscu, niż pracujesz.
4. Mierz czas każdego zadania
To bardzo ważne, bo czas to coś z czego możesz być rozliczany w trybie pracy zdalnej. Samodyscyplina to nie taka prosta rzecz. Aby dobrze zorganizować pracę zdalną, użyj specjalnych programów do mierzenia czasu, które pomogą Ci świadomie zarządzać sobą w czasie.
Najpopularniejsze i sprawdzone programy do tzw. time trackingu to:
Tu nie chodzi o kontrolę, ale o podniesienie Twojej efektywności i obiektywną weryfikację, gdzie może uciekać cenny czas. Mogę polecić te, z których sama korzystałam, pracując na zasadach home office. Jak z nimi pracować?
Wyznacz zestaw projektów, nad którymi pracujesz, nazwij je i wpisz do programu. Możesz też dodać prywatne projekty. To pozwoli Ci utrzymać work-life balance i da szerokie spojrzenie na zarządzanie czasem w domu. Sumiennie uruchamiaj tracking, gdy zaczynasz zadania i stopuj, gdy wychodzisz do kuchni po kolejną kawę.
Na koniec dnia uczciwie policz, ile godzin przeznaczyłeś na pracę. Uwierz mi, będziesz w szoku po pierwszych pomiarach. Często okazuje się, że w pełnym skupieniu pracujemy ok. 4,5h!
“Wg. badaczy najefektywniejszy system pracy to sesje 90 minut lub krótsze, z przerwami pomiędzy ok. 5-10 min”
Aby zmaksymalizować swoją produktywność pracy zdalnej. Ustaw sobie limit terminów na każdą czynność (45 min sprawdzenie poczty, 75 min stworzenie raportu) i zaplanuj je z góry na cały dzień.
5. Planowanie i wyznaczanie priorytetów
To uzupełnienie do powyższej porady. Aby nasza własna organizacja czasu pracy przyniosła efekty, warto zaplanować pracę z góry. Po tym, jak nakarmisz rodzinę, zajmiesz się dziećmi, obejrzysz poranne newsy w TV, przejdź do właściwej pracy. Miej przygotowaną listę zadań do wykonania na dany dzień. Tym razem możesz użyć narzędzi on-line, udostępnij to swoim współpracownikom i zsynchronizuj z aplikacjami do pomiaru czasu.
Możesz użyć tych darmowych narzędzi do organizacji pracy:
Blokuj sobie bloki czasowe na każde zadanie, osobno zaznaczaj czynności niezwiązane z pracą. “Pracuj mądrzej, a nie koniecznie ciężej.”
6. Usuń rozpraszacze, multitasking to mit
Trudne, ale ważne, zwłaszcza, że jesteśmy teraz żądni newsów. Chcemy być na bieżąco z rozwojem sytuacji epidemiologicznej. Ale to złudne przyzwyczajenie i pusty głód informacji zjawisko zwane w psychologii FOMO (fear of missing out). To lęk przed brakiem dostępu do najnowszych informacji w tym internetu i social mediów.
“Naprawdę nie musisz, co godzinę sprawdzać wiadomości na temat nowych zakażeń. To rozstroi Cię i utrudni skupienie w pracy.”
Najprostsze działania niwelujące rozproszenie to:
- wyloguj się z prywatnych kont mediów społecznościowych
- wycisz prywatny telefon
- wyłącz TV i radio w tle (zwłaszcza gdy nadają wiadomości), wybierz muzykę sprzyjającą koncentracji lub poważną (listy YouTube, Spotify, LastFM)
- użyj wygłuszających słuchawek
- usuń wszystkie powiadomienia, wycisz komunikatory
I co najważniejsze, rób jedną rzecz w jednym czasie. Nie skacz między zadaniami. Odpiszesz na maila, gdy skończysz wideokonferencję, przeanalizujesz raport, gdy skończysz pisać artykuł. Nasz umysł nie jest wstanie robić 2 rzeczy jednocześnie z taką samą skutecznością. 10000 otwartych kart w przeglądarce, prywatnych i służbowych, to też zły pomysł.
“Wyliczono, że na ciągłe przełączanie się między zadaniami tracimy ponad 28% typowego dnia pracy”
7. Stosuj przerwy w pracy i zakończ ją
Łatwo o tym zapomnieć, kiedy cały czas jest się w tym samym miejscu, w domu. Natomiast można temu zaradzić dzięki przypomnieniom oraz wymienionym wyżej narzędziom do zarządzania pracą własną i zasadom efektywnej pracy zdalnej.
Wstawaj z krzesła, przeciągaj się, zrób kilka prostych ćwiczeń (skłony, stretching, wyciągnięcia i skręty). Ja też czasem stosuję pracę w pozycji stojącej. To poprawia krążenie. Ponadto, odrywaj wzrok od ekranu przynajmniej, co 1 godzinę, aby popatrzeć za okno, otwórz je, wyjdź na balkon, oddychaj głęboko świeżym powietrzem. Szczególnie teraz, kiedy budzi się do życia wiosna. Patrz na zielone rośliny, kaktus też się nadaje!
A gdy skończysz ustalone na dziś priorytety, wyłącz komputer służbowy, wyloguj się z poczty, bądź offline (chyba, że są nagłe przypadki). To że masz home office nie znaczy, że masz być online cały czas. Zadbaj, żeby to był Twój idealny dzień.
Na zakończenie… Bądź dla siebie wyrozumiały.
Zanim wejdziesz w nowy tryb pracy, może minąć trochę czasu, aż przystosujesz się do niecodziennych, kryzysowych warunków. Na początku będzie się zdarzało, że źle oszacujesz czas potrzebny na wykonanie konkretnego zadania. Nie gań siebie za to. Nic się nie stanie, jeśli nie dotrzymasz wszystkich terminów. Po prostu informuj swoich współpracowników, że deadline oddania materiału się przesunie.
Telepraca ma wiele udogodnień: nie tracisz czasu na dojazdy i powroty, nie jesteś skazana/skazany na towarzystwo osób, których nie lubisz, uczysz się samodyscypliny i zarządzania sobą w czasie. Z drugiej jednak strony, home office wiąże się też ze sporym utrudnieniem. Nie każdy jest stworzony do tego, żeby pracować z domu i to też trzeba zaakceptować.
Najważniejsze w pracy zdalnej z domu, jest to, aby nasza nowa rutyna dnia wspierała realizację celów zawodowych i prywatnych.
Pij dużo wody niegazowanej, przynajmniej 1,5 litra, kawa to nie jedyny napój 🙂 Poza tym, teraz pijesz swoją kawę, nie biurową, a póki jesteśmy na okresie domowej kwarantanny, to warto rozsądnie gospodarować swoimi domowymi zapasami i nie wyjadać wszystkich ciastek do kawy!
#zostajewdomu #pracazdomu #homeoffcie #łaczymysieonline #damyrade
Autor: Patrycja Kuba
