Maile w pracy, odpowiadać od razu?

W żadnym praktycznie biurze nie można już sobie wyobrazić pracy bez udziału skrzynki mailowej. Internet pozwolił nam na błyskawiczną i szeroką komunikację, która mocno ułatwia pracę…ale również ją utrudnia, zwłaszcza jeśli dziennie otrzymujemy kilkadziesiąt maili.
Jak zarządzać mailami? Czy odpisywać na nie od razu, czy też w konkretnych porach – na po rozpoczęciu pracy i przed jej zakończeniem?

Odpisywanie na maile zaraz po ich otrzymaniu nie jest efektywne z dwóch głównych powodów:

• aby odpisać, musimy oderwać się od aktualnych zajęć i skupić na mailu, więcej więc czasu tracimy na cykl „oderwanie się – mail – powtórne wdrożenie”, niż gdybyśmy odpisali dopiero po zakończeniu aktualnej czynności.
• odpisując od razu, możemy nie do końca przemyśleć problem, a odpowiedź pochopna, może być obarczona błędem. Lepiej więc dać sobie więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi.

Z punktu widzenia efektywnego zarządzania czasem, najlepiej odpowiadać zbiorczo na maile według ustalonego wcześniej schematu – np. dwa, trzy razy dziennie w trakcie dnia o konkretnych godzinach. Najczęściej, wybiera się termin zaraz po rozpoczęciu pracy, po południu (np. po lunchu) i na 30 minut przed zakończeniem dnia pracy – każdy jednak powinien znaleźć własny rytm, zależny jest on bowiem również od specyfiki pracy i jej charakteru. Ważne, aby ustaleń się trzymać i nie „zaglądać” do skrzynki co 20 minut.

Odpowiadanie na maile według planu jest słuszną koncepcją -z jednym wyjątkiem. W niektórych sytuacjach, jeśli pisze do Ciebie Twój szef, może oczekiwać, że będziesz odpisywać natychmiast po przeczytaniu maila, a Twoją zwłokę w odpowiedzi może potraktować jako niesubordynację, bądź tumiwisizm. Co w takiej sytuacji?
Zasadniczo są dwa wyjścia:

• poinformowanie szefa o Twojej BARDZIEJ EFEKTYWNEJ metodzie odpowiadania na maile, która jest również bardziej produktywna a przez to bardziej opłacalna dla firmy (mów do szefa językiem korzyści – niech zrozumie co zyska, jeśli będzie musiał poczekać czasem kilka godzin na odpowiedź)
• ustawienie w programie pocztowym powiadomienia, które informuje Cię kiedy mail przyjdzie z adresu szefa.