Jak utrzymać morale w zespole, gdy odchodzi lubiany pracownik?

Kiedy lubiany członek zespołu składa wymówienie, pojawia się całe spektrum odczuć: od lęku, jak zareaguje zespół, po frustrację związaną z koniecznością wpisania rekrutacji w i tak już mocno napięty kalendarz obowiązków.

Jak w większości trudnych sytuacji w roli menedżera – sposób podejścia do tego wyzwania będzie miał ogromne znaczenie. Twoja reakcja wpłynie na to, czy odejście danej osoby okaże się zwykłym zawirowaniem w cyklu życia zespołu, czy też punktem zwrotnym inicjującym nowy trend.

Zanim podzielisz się z kimkolwiek taką wiadomością, poświęć chwilę, aby przemyśleć własną reakcję. Musisz zmierzyć się z tym, jaki wpływ ma na Ciebie decyzja pracownika. Jeśli zadziałasz zbyt szybko i spróbujesz przekazać zespołowi informację jako pozytywny komunikat, jednocześnie odczuwając zaniepokojenie, frustrację lub gorycz, emocje te widoczne będą w języku Twojego ciała. Zespół natychmiast wychwyci brak spójności przekazu i wyciągnie wnioski z gestów, a nie słów. Kiedy zastanowisz się już nad własną reakcją, możesz przejść przez proces, który zminimalizuje szkody spowodowane odejściem lubianego kolegi lub koleżanki.

Nie udawaj, że nic się nie stało

Zacznij od zapewnienia wszystkim możliwości odpowiedniego pożegnania odchodzącej osoby. Pomijanie tematu odejścia pracownika, z nadzieją, że nikt nie zwróci na nie uwagi, nie jest dobrym pomysłem. Utrata lubianej osoby wywoła w zespole uczucie niepokoju, a nawet straty. Pozwalając, aby lubiany pracownik opuścił zespół niezauważony, sygnalizujesz brak dbałości.

Zamiast wpadać w panikę, zbierz ważne informacje

Uśmiech na twarzy będzie znacznie lepszym rozwiązaniem niż zdenerwowanie wynikające z lęku o to, co będzie dalej. Twoja nerwowa reakcja odbije się na całym zespole i jeszcze pogorszy atmosferę. Zarówno Twoje słowa, jak i język ciała powinny pokazywać, że chęć dalszego rozwijania się, zmiany w życiu i podążania wybraną przez siebie drogą jest czymś normalnym i naturalnym.

Poproś odchodzącego pracownika, by szczerze powiedział, jaką naukę powinieneś wyciągnąć z jego odejścia. Nawet jeśli Twoja organizacja ma formalny proces finalizowania współpracy, przeprowadź prywatną rozmowę z pracownikiem. Przekonaj go, że wiedza ta pomoże Tobie i zespołowi w dalszym rozwoju. Starannie opracuj pytania, które zadasz i przygotuj się na krytyczne informacje zwrotne. Najważniejsze, by ustalić, co było przyczyną tego, że Twój pracownik w ogóle podjął decyzję o rozmowie z rekruterem. Zapytaj: „jaką radę mógłbyś mi dać, abym zapobiegł w przyszłości sytuacji, w której kolejny świetny pracownik przyjmie ofertę rekrutera?”, „co powinienem wiedzieć, czego nie mówią mi inni?”, „jak mogę poprawić doświadczenia pracowników naszego zespołu?”. Dzięki temu, że pytania będą ogólne i mniej osobiste, odchodzący może chętniej podzielić się niewygodną dla Ciebie prawdą.

Porozmawiaj z zespołem

Po rozmowie końcowej będziesz mieć głowę pełną wielu, niejednokrotnie sprzecznych, myśli i odczuć. „Prześpij się” z nimi, a następnie zacznij wprowadzać w życie wnioski. Najpierw przeprowadź trudne rozmowy. Podczas spotkań indywidualnych lub zespołowych zmierz się ze wszystkimi tematami, które wymagają uwagi. Podziel się swoimi przypuszczeniami i poproś pracowników, aby wyjaśnili, sprecyzowali, potwierdzili lub zakwestionowali twoje hipotezy. Proces generowania i testowania hipotez pomoże Ci nie tylko wprowadzić bardziej ukierunkowane zmiany, lecz również wzmocni więź z pozostałymi członkami zespołu.

Słuchając odpowiedzi pracowników, nie koncentruj się wyłącznie na faktach i informacjach, które Ci przekazują, lecz zwróć uwagę na ich odczucia oraz wartości. Zastosowanie mocniejszych sformułowań (np. „zawsze musimy to robić” albo „nigdy tego nie robimy”) może sugerować frustrację lub gniew. Z kolei posługiwanie się łagodnym językiem (np. „wydaje mi się” lub „sądzę, że czasami moglibyśmy”) sugeruje wahanie lub poczucie bezsilności. Zwróć uwagę, co mówi ich ciało? Kiedy dostrzeżesz reakcję emocjonalną, zadaj kilka dodatkowych pytań, aby zrozumieć, co leży u podstaw tych uczuć.

Podczas takich rozmów staraj się rozróżnić, czy odejście świetnego pracownika było odosobnionym zdarzeniem, czy może okazać się początkiem nowego trendu. Otwarcie mów, co możesz zmienić w swoim postępowaniu, oraz zachęcaj innych do zmian, które poprawią warunki pracy w zespole.

Dbaj o morale pracowników

Choć z rozmów z odchodzącym pracownikiem oraz pozostałymi członkami zespołu możesz wyciągnąć cenne wnioski, nie zapominaj o najważniejszych sposobach poprawy morale zespołu – zapewnieniu mu sensownej pracy. Zadbaj, aby wszyscy jasno wyrażali swoje oczekiwania, szczególnie w odniesieniu do najważniejszych (i najmniej ważnych) obowiązków zespołu. Prowadź szczere rozmowy, aby dać pracownikom poczucie, że mają niezbędne umiejętności i zasoby, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Zadbaj o motywację i zaangażowanie zespołu, zapewniając mu informację zwrotną, rozwój oraz okazje do świętowania.

Jeśli w Twoim zespole pojawił się problem, z którego nie zdawałeś sobie sprawy (lub który starałeś się ignorować), co w konsekwencji spowodowało utratę lubianego pracownika, czas najwyższy, abyś uświadomił sobie powagę sytuacji. Zainicjuj – punkt po punkcie – proces naprawczy. Utrata jednego członka zespołu może okazać się stosunkowo niską ceną, jaką trzeba będzie zapłacić za poprawę nastawienia całego zespołu.

Wykorzystano fragmenty tekstu opublikowanego w Harvard Business Review Polska (hbrp.pl).

Autor: Liane Davey, Współzałożycielka 3COze Inc.