Czy porządkowanie maili wpływa na produktywność?

Jak wygląda wasza skrzynka pocztowa? Macie mnóstwo folderów, w których trzymacie potrzebne informacje i maile i bez problemu jesteście w stanie znaleźć wszystko w ciągu kilku sekund czy macie wszystkie maile w jednym miejscu i zawsze liczycie na to, że wyszukiwarka się w nich połapie?

Przez długie lata specjaliści zajmujący się efektywnością pracy wierzyli w to, że uporządkowanie jest kluczem do tego, by szybko znajdować potrzebne informacje i nie marnować czasu. Czy tak jest w istocie?

Wydawałoby się, że jeśli Twoja skrzynka mailowa jest mocno uporządkowana – wszystkie wiadomości mailowe są w odpowiednich folderach, a skrzynka przychodząca jest pusta bądź zawiera niewiele wiadomości, to bez problemu jesteś w stanie odnaleźć wszelkie potrzebne informacje. Po prostu klikasz w folder w którym znajduje się posegregowana wiadomość i czytasz maila. Niestety tak nie jest. Osoby, które gromadzą dokumenty w folderach rzeczywiście szybciej mają do nich dostęp, ale jeśli policzymy całość czasu potrzebnego na znalezienie tej jednej właściwej wiadomości, w wcale nie zabiera im to mniejszej ilości czasu niż osobom, które wszystkie wiadomości trzymają w głównej skrzynce i korzystają z wyszukiwarki.

W ośrodku badawczym IBM przeprowadzono badania nad tym w jaki sposób użytkownicy korzystają ze skrzynek pocztowych. Zmierzono również to, jak dużo czasu zajmuje im odszukanie maili. Wyniki zaprzeczyły teoriom produktywności – porządkowanie nie daje w zasadzie nic. Nie pozwala zaoszczędzić czasu. Jest oczywiście dobre dla tych, którzy lepiej radzą sobie w uporządkowanym środowisku, ale nie daje im przewagi w obszarze lepszego wykorzystania czasu. Zatem jeśli macie bałagan w poczcie – nie przejmujcie się tym. Nic nie tracicie!