9 rzeczy, których nie powinieneś trzymać na służbowym komputerze

Jakich plików lepiej nie przechowywać na służbowym komputerze? Jakie konsekwencje mogą nas spotkać jeśli z komputera służbowego decydujemy się korzystać również dla prywatnych celów?

Problem przechowywania plików i haseł na służbowym komputerze to nie tylko kwestia tego, że w razie kontroli legalności oprogramowania nasza firma będzie mieć kłopoty jeśli na służbowym sprzęcie trzymamy coś, czego nie powinniśmy. To również prosta droga do zwolnienia z pracy lub  otrzymania złych referencji w przyszłości. Pamiętaj również o tym, że w momencie zwolnienia z pracy możesz nie mieć czasu na to, by wyczyścić służbowy sprzęt ze swoich plików.  Czego zatem lepiej na służbowym sprzęcie nie przechowywać?

1.Hasła do prywatnej poczty czy usług.

Zapisujesz w pamięci podręcznej hasła do poczty i aplikacji? To prosta droga do tego, by twój szef lub współpracownicy dowiedzieli się o tobie praktycznie wszystkiego. Wprawdzie pracownik ma prawo do tajemnicy korespondencji i szef nie powinien wchodzić na prywatną skrzynkę pracownika, ale wielu pracodawców widząc taką możliwość naprawdę niewiele robi sobie z tego, że nie powinni. W efekcie pracownik pewnego dnia może dostać wypowiedzenie, nie wiedząc nawet dlaczego.

2.Prywatne zdjęcia (zwłaszcza te „dla dorosłych” ).

Czy naprawdę chcesz, by twój szef dowiedział się, że ostatnie L4 spędziłeś w górach na nartach? Służbowy komputer to zdecydowanie nie miejsce na przechowywanie prywatnych zdjęć. Zwłaszcza, jeśli masz coś do ukrycia. Czy jesteś pewien, że możesz ufać swoim kolegom z pracy, że nie wykorzystają „przypadkiem” znalezionego materiału?

3. Filmy i muzyka.

Jeśli nie posiadasz legalnej kopii filmu czy muzyki, nie trzymaj takich plików na służbowym komputerze – kara dla przedsiębiorstwa w momencie znalezienia tego typu danych na dyskach jest naprawdę dotkliwa. Nie mówiąc już o tym, że szef, który zobaczy, że w pracy być może oglądasz filmy zamiast pracować nieco może się zirytować – nawet jeśli naprawdę nie korzystasz z tych plików w pracy. Jeśli chcesz posłuchać w pracy muzyki, przynieś ją na zewnętrznym dysku lub pendrivie.

4.CV (i inne materiały związane z szukaniem pracy).

Pracownik na służbowym komputerze powienien mieć CV tylko wtedy, jeśli pracuje w HR – a i wtedy nie jest to jego własne CV. Posiadanie CV na dysku jest dla pracodawcy jednoznaczną informacją o tym, że pracownik szuka pracy. Chcesz to robić w godzinach zatrudnienia? To rób to z głową i CV trzymaj w chmurze.

5.Dziennik / pamiętnik.

Masz zwyczaj prowadzenia pamiętnika lub dziennika? Super – nie rób tego jednak na służbowym sprzęcie. Nie chcesz chyba, by wszyscy dowiedzieli się o twoich prywatnych sprawach? Prowadzenie elektronicznego dziennika na służbowym sprzęcie to ryzyko, którego możesz swobodnie uniknąć pisząc go w chmurze lub po prostu nie robiąc tego na służbowym komputerze.

6.Wyciągi bankowe.

Nie trzymaj na dysku dokumentów z twojego banku. Czy na pewno chcesz, by Twoi współpracownicy wiedzieli jaki przelew dostajesz na konto lub jaki jest stan twojego portfela? Często zapominamy o tym, że do naszego służbowego komputera dostęp ma nie tylko przełożony, ale również współpracownicy, którym niestety nie można w pełni ufać.

7.Historia wyszukiwania.

Wprawdzie jeśli szef będzie chciał się dowiedzieć z jakimi stronami www łączyliśmy się w pracy to i tak się dowie – wystarczy mail do administratora sieci z prośbą o wyciąg z logów komputera. Niemniej jednak, w większości przypadków, szef chcąc sprawdzić pracownika ograniczy się do przeglądnięcia jego historii wyszukiwania. Dlatego lepiej za każdym razem, pod koniec dnia ją po prostu kasować (można to zaplanować w ustawieniach przeglądarki z jakiej korzystasz). Pamiętaj, że nawet jeśli w trakcie pracy nie łączysz się ze stronami,, z którymi nie powinieneś, to nawet jeśli robisz to po godzinach, twój szef, sprawdzając na jakich stronach bywasz, może dowiedzieć się o tobie więcej niż byś chciał – np. tego, że szukasz pracy, planujesz dziecko czy masz problem z hazardem.

8.Dodatkowe aplikacje.

W większości  firm, komputery służbowe zabezpieczone są przed niepowołanym instalowaniem dodatkowych aplikacji. Jeśli nawet jednak twój komputer nie ma takiego zabezpieczenia, to i ta nie znaczy to, że możesz instalować na nic co chcesz. Posiadanie nielegalnego oprogramowania – w razie kontroli – obciąży firmę. Ty jednak – jako sprawca straty firmy – możesz również zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Dlatego, jeśli potrzebujesz dodatkowego oprogramowania, zgłoś to szefowi, ewentualnie poszukaj odpowiednika bezpłatnego (do użytku komercyjnego ) lub narzędzia w chmurze.  Wyjaśnienia, że korzystałeś z danej aplikacji na użytek własny, w razie kontroli na niewiele się zdarzą – sprzęt jest firmowy.

9.Historia czatów z kolegami / współpracownikami.

Jeśli korzystasz z komunikatorów (skype, hangout i inne) to pamiętaj o tym, by regularnie czyścić ich historię – i to niezależnie od tego czy rozmawiasz z kimś na zewnątrz biura czy wewnętrznie. Dlaczego? Bo niekiedy taka historia czatów (np. kiedy narzekasz na firmę lub klientów) może kosztować cię posadę. Przy korzystaniu z komunikatorów (zwłaszcza wewnętrznie) pamiętaj również o tym, że historia jest przechowywana nie tylko na twoim komputerze, ale również w archiwum kolegi – uważaj zatem z kim i o czym rozmawiasz.