7 najczęściej popełnianych błędów w mailach
W natłoku obowiązków, zadań „na już” albo „na wczoraj” i uciekających terminów, tworzenie maili traktujesz jako zło konieczne. Tymczasem wysyłany mail to Twoja pracownicza wizytówka – świadczy o Tobie, Twoim podejściu do pracy oraz stosunku do adresata. Na co zatem zwrócić uwagę, pisząc służbowego maila?
- Witam
Jak często otrzymujesz i wysyłasz maile z takim zwrotem? Wiele osób jest przekonanych, że ten nagłówek pokazuje serdeczność. Pogląd ten wywodzi się z kontekstu poprawnego użycia zwrotu – sytuacji, kiedy gospodarz wita gości w swoim domu. Użyte w innej sytuacji sugeruje, że osoba, która „wita” wywyższa się nad odbiorcą, sytuując się niczym gospodarz nad adresatem maila.
- Adres mailowy
Używamy służbowego maila do prywatnych spraw. Albo prywatnego do służbowych. W tym założone przed laty maile z pseudonimem, które ani nie wyglądają, ani nie są odbierane poważnie. Oddziel sprawy służbowe od prywatnych i używaj do nich innych kont. Jeśli jeszcze nie masz, na potrzeby spraw prywatnych, ale oficjalnych (jak szukanie pracy), załóż konto pocztowe z Twoim imieniem i nazwiskiem w adresie. Do zarządzania mailami wykorzystaj program pocztowy albo przekieruj wszystkie otrzymywane wiadomości na jedną skrzynkę (większość dostawców umożliwia, aby odpowiadać z każdego podpiętego pod skrzynkę adresu). Porządek z kontami ułatwi Ci odszukanie potrzebnych maili i pozwoli uniknąć wysłania wiadomości do ważnego klienta z konta buziaczek@poczta.com.
- Błędy
Błędy ortograficzne, gramatyczne i brak znaków interpunkcyjnych nie mają wytłumaczenia. Mogą być (i niejednokrotnie będą) odebrane jako brak szacunku do odbiorcy. Jeśli chcesz być poważnie traktowany, zawsze przeczytaj uważnie maila przed wysłaniem. Upewnij się, że nie popełniłeś błędu, sprawdź pisownię nie tylko pojedynczych wyrazów, ale też zwrotów. Masz wątpliwości? Lepiej przeformułuj zdanie niż ryzykuj błędem.
- Emotikonki
Komunikacja obrazkowa ułatwia zrozumienie rozmówcy w dobie komunikatorów. Z przyzwyczajenia próbujemy używać jej także w mailach. Tak jak skróty – powinny być stosowane tylko w korespondencji z osobami, które będą znały ich znaczenie. Dopuszczalne w mailach wymienianych z bliskimi współpracownikami, ale z innymi osobami, z którymi korespondujemy – zdecydowanie nie.
- Telefon
Dzwonisz do odbiorcy chwilę po wysłaniu wiadomości, pytając, czy mail dotarł lub obwieszczając, że właśnie wysłałeś do niego maila? Nie rób tego. Daj czas na zapoznanie się z treścią i odpowiedź. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wiemy, że odbiorca nie otrzymywał wcześniej naszych wiadomości i jeśli sprawa wymaga natychmiastowej odpowiedzi – ale nawet w takich przypadkach odczekaj chwilę, żeby adresat miał szansę Twój mail w swojej skrzynce zobaczyć.
- Załączniki
Pamiętaj, że odbiorcy maili korzystają z różnych dostawców usług. Uszanuj drugą stronę i jeśli już musisz wysyłać duże załączniki – zamieść je na serwerze i wyślij tylko link z możliwością pobrania pliku.
- Odpowiedź
Sprawy służbowe wymagają odpowiedzi na maila w ciągu jednego dnia roboczego. W przypadku nieobecności w biurze ustaw w skrzynce mailowej autoresponder z określeniem zakresu czasowego, w którym nie będziesz odpowiadać na wiadomości i podaniem alternatywy – swojego telefonu komórkowego lub kontaktu do osoby, która Cię zastępuje. Brak odpowiedzi przez kilka dni nie będzie traktowane jako nieobecność, ale nieodpowiedzialność.
Wizerunek, który wyłania się z korespondencji mailowej, może mieć większe znaczenie niż się pozornie wydaje. Bez względu, czy rozpoczynasz karierę zawodową, czy od wielu lat jesteś na rynku pracy, popełniane błędy świadczą o braku kompetencji. Odbiorca nie wie, ile masz lat, jakie masz doświadczenie, jakie zajmujesz stanowisko. Widzi maila i mimowolnie wizualizuje drugą osobę. Chcesz uchodzić za osobę niekompetentną?
—
