Umowa na zastępstwo – na czas określony czy nieokreślony?

W jaki sposób powinna zostać zawarta umowa o pracę na zastępstwo? Czy powinna mieć wskazanie daty zakończenia czy nie jest to potrzebne? Jakie są konsekwencje obu wersji?

Umowa na zastępstwo jest umową terminową. W odróżnieniu od umowy o pracę na czas określony, pracodawca nie musi jednak w umowę wpisywać daty zakończenia umowy. Jak zatem działa umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo jest zawsze zawierana na okres zastępowania nieobecnego pracownika (np. będącego na urlopie macierzyńskim). Przez ten fakt (i konieczność wpisania w umowę danych personalnych zastępowanej osoby), nie ma potrzeby wpisywania daty zakończenia umowy. Nie oznacza to jednak, że jest to umowa na czas nieokreślony – trwa ona dotąd aż pracownik zastępowany nie wróci do pracy. Z tego powodu, pracodawca nie musi podawać czasu zakończenia umowy o pracę na zastępstwo mimo iż jest to umowa terminowa. Pracodawca może przecież nie wiedzieć, kiedy dokładnie, pracownik zastępowany zdecyduje się powrócić do pracy.

Z brakiem daty zakończenia umowy na zastępstwo wiąże się jeden problem – wymiar urlopu wypoczynkowego. Ze względu na to iż nie wiadomo ile czasu umowa będzie trwać, pracodawcy trudno przewidzieć, jaki wymiar urlopu wypoczynkowego będzie przysługiwał pracownikowi. W związku z tym stosuje się tu dwie strategie:

• udzielanie urlopu w miarę upływu kolejnych miesięcy zatrudnienia (czyli za każdy miesiąc 1/12 przysługującego wymiaru urlopu)
• udzielanie urlopu w wymiarze jaki zgłasza pracownik – przy czym pracodawca ponosi tu ryzyko, że pracownik wykorzysta więcej urlopu niż mu będzie przysługiwać w ramach trwania stosunku pracy. W takiej sytuacji wymiar urlopu pracownika ulegnie obniżeniu w kolejnej pracy (np. pracownik zawarł umowę na zastępstwo 1 stycznia 2014 roku. W marcu wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego. W kwietniu zastępowany pracownik zgłosił gotowość powrotu do pracy od 28 kwietnia zatem umowa na zastępstwo uległa rozwiązaniu z dniem 25 kwietnia. Pracownikowi zastępującemu przysługiwał urlop w wymiarze 9 dni (1/12 z 26 dni * 4 miesiące). Zatem jeśli pracownik podpisze kolejną umowę od 1 mają, to do końca 2014 roku będzie mu przysługiwać jedynie 16 dni urlopu (a nie jak wynikałoby z rachunku 26/12 * 8 miesięcy – 18 dni).