2 maja w pracy – szansa na nadrobienie zaległości

czyli jak wykorzystać Time Boxing i technikę pomidora w pracy.

Tym, którzy dziś pracują współczują Ci, którzy zdecydowali się na majowy wypoczynek. 2 maja w pracy może jednak być dobrą okazją do tego, by popracować w spokoju i nadrobić zaległości.

Jak się zabrać do zaległości?

Przede wszystkim musimy uświadomić sobie co mamy do załatwienia i jakie są priorytety naszych zadań. Bardzo często odkładamy na później to, co jest dla nas najtrudniejsze, w efekcie często nie zdążamy z tym zadaniem. Wizja tego, że mamy do wykonania trudne zadanie dodatkowo powoduje, że cały czas czujemy obciążenie tym, że czeka na nas jeszcze ta „żaba do połknięcia”. Dlatego Brian Tracy – jeden z bardziej znanych trenerów zarządzania czasem uważa, że pierwszym zadaniem w każdym dniu powinno być „zjedzenie żaby” – czyli poradzenie sobie z tym, co w tym dniu jest dla nas zadaniem najgorszym. Nie tylko pozbędziemy się trudnego zadania, ale odczujemy ulgę, która wprowadzi nas w dobry nastrój.

Do zdyscyplinowania pracy można wykorzystać też jedną z dwóch technika zarządzania czasem pracy – technikę pomidora lub Time Boxing. Obie opierają się o wyznaczenie czasu na wykonanie zadania i nie przekraczanie tego czasu pod żadnym pozorem. Jak działają?

Time Boxing – w tej technice, najpierw analizujemy przeznaczone na dziś zadania i ustalamy jak wiele czasu powinny nam zająć. Następnie ustalamy kolejność wykonywania zadań pamiętając o przerwach pomiędzy zadaniami i zaczynamy. Jeśli przykładowo zadanie pierwsze mamy zrobić w godzinę, to jeśli nam się nie uda wykonać zadania w godzinę, nie wydłużamy czasu przeznaczonego na zadanie, tylko zostawiamy je i zajmujemy się kolejnym z listy. Do niedokończonego zadania wrócimy przy okazji układania kolejnego planu na Time Boxing na kolejny dzień (lub wykorzystamy do tego zapas czasu który przy planowaniu zadań zawsze trzeba sobie zostawić w zanadrzu na nieprzewidziane okoliczności). Choć Time Boxing na początku wprowadza nieco zamieszania, bo nie zawsze umiemy ocenić czas potrzebny na realizację zadania, to w dłuższej perspektywie uczy dyscypliny i sprawia, że nie rozpraszamy się w pracy bez potrzeby.

Technika pomidora, której nazwa wzięła się od minutnika, który często występuje w postaci pomidora, polega na przeznaczaniu na każde zadanie 25 minut, po czym pilnowaniu 5 minutowej przerwy – kiedy timer zadzwoni, odkładamy zadanie, ale do tego czasu pracujemy nad nim intensywnie. Co cztery „pomidory” robimy dłuższą przerwę. W ten sposób kontrolujemy czas jaki spędzamy nad zadaniami i uczymy się nie panikować, kiedy kończy się czas. Pod koniec dnia warto zastanowić się, dlaczego zrobienie zwykłego zestawienia zajęło nam aż 3 pomidory.