Dobrej jakości notka powiadamiająca o nieobecności w pracy
Urlop, przedłużone święta, delegacja, a nawet chorobowe – wszystkie sytuacje, które powodują, że nie ma nas w pracy, wymagają od nas zadbania o odpowiedniej jakości informacje skierowaną do osób, które mogą potrzebować w tym czasie z nami kontaktu. Dlatego przy okazji każdego wolnego, warto ustawić zarówno powiadomienie o nieobecności na poczcie mailowej jak i odpowiedniej treści notatkę głosową w służbowej komórce. O co zadbać i o czym powiadomić rozmówców?
Dobrze skonstruowana notka, pozwoli Ci zredukować ilość pracy, która będzie na Ciebie czekała po powrocie z urlopu lub chorobowego, a także uchroni Cię przed różnego rodzaju wpadkami w pracy. (np. związanymi z tym, że zirytowany klient dzwoni do Ciebie w poniedziałek, ze skargą na to, że tydzień temu kontaktował się z Tobą mailem, nie dostał odpowiedzi, czekał, dzwonił 15 razy na komórkę i się nie doczekał kontaktu).
Co powinna zawierać notka mailowa?
- czas nieobecności – ramy czasowe tego od kiedy, do kiedy nas nie będzie. Dzięki temu, nie będziemy otrzymywać ponagleń, powtórzeń, a nasi kontrahenci nie będą zdezorientowani co do tego, czy czekać na nas, czy też kontaktować się z inną osobą z firmy.
- powód nieobecności – nie chodzi o tłumaczenie tego, że masz wolne z powodów osobistych bo babcia zaniemogła i musisz jechać pilnie do Gdańska popilnować wnuków, ale o wyjaśnienie tego czy chodzi o urlop, chorobę, czy delegację służbową. Przy delegacji służbowej można założyć, że zarówno odsłuchujesz pocztę służbowej komórki jak i sprawdzasz mimo wszystko maile i w pilnych sprawach można liczyć na kontakt z Tobą. Jeśli jesteś na urlopie, dla kontrahentów to znak – „nie ma mnie”.
- procedurę działania dla kontrahenta – dobrze umieścić w notce informacje o tym, co nasz kontrahent może zrobić, skoro od nas pomocy nie może uzyskać. Z kim ma się kontaktować (czyli kto Cię zastępuje). Podaj w notce zarówno nazwisko tej osoby, numer kontaktowy, mailowy oraz stanowisko służbowe.
Pamiętaj o tym, aby notka (zwłaszcza na poczcie głosowej) była zwięzła i zrozumiała, a także by nie zawierała niepotrzebnych szczegółów. Po powrocie musisz koniecznie pamiętać o tym, by skasować zarówno wiadomość z poczty, jak i autoresponder z maila. (W jednej z firm w której pracowałam, Pani dyrektor wysyłała autoodpowiedź jeszcze przez prawie 6 miesięcy po zakończonym urlopie. Oczywiście pracownicy otrzymywali starą notkę o urlopie, ale nikt nie był na tyle odważny, by zwrócić Pani dyrektor uwagę…)
źródło:ismckenzie.com
