Jak unikać mailowych wpadek – 9 rad
27 lipca, 2009
Jakiś czas temu, pisałam o mailowych wpadkach, które zdarzają się nam podczas pracy. Jak unikać takich sytuacji, które w najlepszym razie kończą się wstydem i wspominaniem wpadki z humorem, ale mogą też doprowadzić do zwolnienia lub utraty ważnego klienta? Oto garść porad, jak sobie poradzić.
- Unikaj wielozadaniowości podczas pisania maili. Jeśli piszesz wiadomość a jednocześnie rozmawiasz przez telefon, czy omawiasz jakiś problem zawodowy z kolegą zza biurka, łatwo o pomyłkę
- Wpisuj listę odbiorców na końcu. W ten sposób, nawet jeśli klikniesz przez pomyłkę na opcję wyślij, mail do nikogo nie dotrze.
- Wyłącz w programie pocztowym opcję „wyślij od razu”. I ustaw ręczne wysyłanie wiadomości. Dzięki temu, zawsze nawet po zamknięciu napisanego maila, możesz do niego wrócić i zrobić poprawki przed wysłaniem.
- Zwracaj uwagę na przycisk „odpowiedz wszystkim” staraj się go używać jak najmniej i świadomie.
- Załączniki dodawaj od razu jak tylko wspominasz o nich w mailu. Sprawdź dwa razy czy na pewno dołączyłeś dobre załączniki.
- Nie wysyłaj maili kiedy jesteś zły. W zdenerwowaniu łatwiej popełnić błąd, łatwiej też wysłać do kogoś wiadomość, której potem będzie się żałować.
- Sprawdzaj maila dokładniej, jeśli piszesz go z komórki – na małym ekranie łatwiej popełnić błąd i wcisnąć nie tego adresata.
- Usuń autouzupełnianie adresów w skrzynce. Łatwiej wtedy o błąd. Wszelkich adresatów wiadomości dodawaj ręcznie wybierając ich świadomie z listy kontaktów. Autouzupełnianie jest tym bardziej zdradliwe im więcej pracowników zatrudnia firma.
- Pamiętaj o tym, że wysłany mail nie znika, że można go przesłać dalej, a nawet – jeśli bardzo komuś zaleziesz za skórę – Twój mail może znaleźć się w Internecie – na wykop.pl czy w innym miejscu. Bądź profesjonalistą.
