Rekrutacja Online w czasach kwarantanny – porady, narzędzia i case study

31 marca, 2020

Jesteśmy świadkami historycznych wydarzeń. Coronavirus nie tylko zaatakował ludzi, ale zainfekował  praktycznie całą światową gospodarkę. Wiele branż ucierpi, sporo firm, jeśli szybko się nie transformuje, odczuje dotkliwe straty. Rynek powinien działać szybko i zaadaptować się do zmiany w trybie pilnym (szybciej niż rozprzestrzenia się wirus). Czas epidemii nie oznacza jednak zaniechania szukania pracowników. To raczej moment zmierzenia się z jej nową formą. Jak rekrutować online i sprawnie przeprowadzić pełen proces pozyskania kandydata? Zapytaliśmy ekspertów branżowych z firm, które w 100% przedstawiły swoje procedury na działanie przez internet.

Czego dowiesz się na temat rekrutacji online z lektury tego artykułu:

  1.  wskazówki do poszczególnych etapów 
  2.  błędy, jakich należy się wystrzegać
  3.  jakie procesy trzeba przygotować wew. organizacji
  4.  sprawdzone narzędzia do video rozmów i spotkań online
  5.  case study rekrutacji zdalnej

Do tej pory firmy prowadziły rekrutację online tylko wtedy, kiedy kandydaci byli poza granicami kraju lub mieszkali w innym mieście i dojazd na spotkanie był kłopotliwy lub kosztowny. Wówczas wstępne fazy, wywiad i prezentacje, przeprowadzane są przez telefon lub Skype.  Wyższa szkoła jazdy pojawia się w miarę, jak kandydat przechodzi dalej i gdy proces dotyczy wielu stanowisk jednocześnie. 

“W obliczu nowej sytuacji, którym jest pandemia wirusa w Polsce i na świecie wszyscy staliśmy przed ogromnym wyzwaniem, jakim jest wdrożenie w pełni zdalnego procesu rekrutacyjnego.” – mówi Tomasz Budziński  Service Delivery Manager z Adecco. 

W czasie przymusowej kwarantanny zanotowaliśmy już ponad 1200 ogłoszeń z rekrutacją prowadzoną całkowicie online, a ta liczba zwiększa się z dnia na dzień. Firmy, które jeszcze nie miały styczności z nowymi technologiami i nie przystosowała wew. procesów, mają teraz mocno pod górkę.  Żeby firmowy okręt nie zatonął, szybko muszą nadrobić zaległości. 

  1. Wskazówki do poszczególnych etapów rekrutacji online

Po pierwsze, od samego początku informuj, że rozmowa o pracę jest w 100% prowadzona zdalnie. Najlepiej już z poziomu ogłoszenia o pracę. Można to zawrzeć już w tytule ogłoszenia lub posłużyć się specjalną ikoną wyróżniającą. “REKRUTACJA ON-LINE”.

W treści ogłoszenia napisz, że wszystkie etapy procesu, nie tylko początkowy interview, będzie miał miejsce za pośrednictwem internetu. Ważne, aby kandydaci już na starcie wiedzieli, czego się spodziewać.

“Według mnie jednym z ważniejszych aspektów jest odpowiednie poinformowanie kandydata, co go czeka w tak prowadzonym procesie. Odpowiednio skonstruowana komunikacja może pomóc w zniwelowaniu obiekcji, zmotywowaniu kandydata czy też zapewnieniu mu odpowiedniej pewności siebie podczas wywiadu.” dodaje Tomasz Budzyński.

Potraktuj dokładnie, tak samo jakby odbywało się na żywo w tradycyjnych warunkach w siedzibie firmy. Z tą różnicą, że nie możesz rozmówcy zaproponować kawy, ani herbaty. Rozmowa przez kamerkę, powinna trwać tyle samo, co standardowe spotkanie rekrutacyjne od 45 min do 1,5 h. “Przygotować należy się tak samo, jak do rozmowy na żywo. Czytam i analizuję CV kandydata, by w trakcie tej rozmowy miał on poczucie, że druga strona jest faktycznie przygotowana i zainteresowania jego osobą.” mówi  Łukasz Krupa z Relyon

Ten etap warto starannie przemyśleć i dobrać do stanowiska. Dla działów IT,  digital i biznesowych, gdzie praca ma charakter projektowy, nie będzie to, aż takie trudne. Treść zadania można wysłać mailem lub poprzez udostępnienie danych na wirtualnym dysku. W zależności od typu ćwiczenia, można też poprosić kandydata o przedstawienie swojego rozwiązania i toku myślenia w formie udostępnionej prezentacji online.

Przy tzw. działach back office rodzi się wyzwanie. np. gdy rekrutujemy księgową lub osobę do administracji, czy logistyki, wymagana jest od niej zaawansowana znajomości pewnych funkcji w Excelu, czy w programach specjalistycznych. 

Niektóre firmy,  uznające tradycyjne metody, sprawdzały wiedzę kandydata, tak, że pozostawiano, go w salce bez dostępu do internetu, ewentualnie pod okiem rekrutara, i proszono go rozwiązanie zadania, czy przygotowanie raportu.  Obecna sytuacja wymaga większego zaufania ze strony przyszłego pracodawcy.

Małgorzata Pietraszewska, Head of People z 10Clouds podpowiada sposób, aby zmodyfikować zadania i np. udostępnić online specjalnie przygotowane pliki. Wtedy wystarczy, aby „rekruter połączył się na początku spotkania, wyjaśnił wszystko, a po upływie czasu, przeznaczonego na zadanie,  połączył ponownie i odbierał dostęp do współdzielonego dokumentu”.

Kiedy kandydat pomyślnie przejdzie przez wszystkie inicjujące etapy, powinien być poddany weryfikacji przez większe grono przyszłych przełożonych lub współpracowników. W tym wypadku nowe technologie ułatwiają pracę HR-specjalistom. Nie trzeba się trudzić, żeby zgromadzić w jednym miejscu i czasie wszystkie wymagane osoby.  Można o wiele łatwiej “wstrzelić im się w okienko w kalendarzu” na szybkie online meetingi. 

HRK:

Zdaniem Agaty Gońdy, Associate Consultant HRK Procurement & Logistics z firmy doradztwa personalnego HRK : “O ile merytoryczną wiedzę, można łatwo zweryfikować, o tyle trudność sprawia sprawdzenie osobowości kandydata i tzw. „chemii i biznesowej”. To jest wyzwanie, aby w czasie wideo rozmowy sprawdzić poziom dopasowania biznesowego, czyli czy między ludźmi iskrzy.”

Teraz kiedy wszyscy przebywamy na przymusowej kwarantannie, należy uzbroić się w większą niż zwykle dozę wyrozumiałości, empatii i indywidualnego traktowania człowieka, będącego po drugiej stronie ekranu. Wszyscy jesteśmy poniekąd skazani na obecność innych domowników w tym dzieci i zwierząt, które czasem jest trudno kontrolować. Ewentualnie poprosić o wyciszenie mediów lub innych dźwięków mogących zakłócać przebieg rozmowy.

Jeśli ktoś lub coś pojawi się w kadrze spróbujmy podejść do takiej sytuacji z lekkim przymrużeniem oka.  “Podchodźmy do tego elastycznie, bądźmy ludźmi. Nie stresujmy kandydatów zbędnymi komentarzami na ten temat lub grymasami twarzy.” radzi Łukasz Krupa z Relyon.

Wszyscy jesteśmy w warunkach podwyższonego stresu ze względu na niepewność jutra. Obawy o zdrowie i sytuację gospodarczą. Dlatego miejmy w sobie szczególnie dużo łagodności na wyraźne symptomy stresu, jakie pojawią się u poszukującego pracy.

“Zadbaj o dress code. Bez względu na to, czy rozmawiamy z kandydatem online z biura lub pracując zdalnie […] Zależy nam na tym aby kandydat miał poczucie, że rozmawia z profesjonalistą, który darzy go prawdziwym szacunkiem” dodaje Łukasz. 

celem rekrutera z mojej perspektywy jest przede wszystkim poinformowac PRZED rozmową ze interview będzie odbywało sie przez VIDEO połaczenie i wizja jest wymagana. Jesli są obawy, to oddalić je przed spotkaniem. Interview to nie jest czas na takie rzeczy.

Zawsze pokazujmy się na wizji, nie wyłączajmy kamerki i do tego samego zachęcajmy rekrutowane osoby.  „Celem rekrutera jest przede wszystkim poinformować PRZED rozmową,  że interview będzie odbywało się przez VIDEO i połączenie z wizją jest wymagane. Jeśli  rozmówca nadal ma obawy, należy oddalić je przed spotkaniem.” –  radzi Małgorzata Pietraszewska z 10Clouds.  Osoby aspirujące na dane stanowisko, mogą też nie chcieć się pokazać na wizji, ze względu na własne hamulce zw. z wyglądem osobistym.  Zdarza się, że mają przeświadczenie, iż niewłaściwie prezentują się online lub po prostu nie przywykli do tego. „Zadaniem rekrutującego jest wtedy łagodnie zachęcić ich do ujawnienia swojego wizerunku”  

Ciekawą wskazówką jest też odpowiednie dobranie tła i oświetlenia.

2. Jakich błędów wystrzegać się w zdalnym procesie?

Ważne, aby przyszły pracownik, był świadomy, co go czeka na kolejnym wirtualnym spotkaniu, a także, aby dostał konstruktywny feedback, czy powiadomienie w przypadku odrzucenia z następnej tury rozmów. A często zdarza się, że rekruterzy pomijają ten element zastępując go ciszą. “To co najbardziej kuleje to mało klarowna komunikacja z kandydatem.

Warto przekazać mu, jakie informacje i jaką drogą będzie je otrzymywać podczas kolejnych etapów rekrutacji.” przypomina Marlena Sękowska, Senior Consultant Procurement & Logistics z  HRK . Najważniejsze jest zachowanie ciągłości prowadzonych dotychczas działań mapowanie i ciągła koordynacją rozpoczętych już działań.

Inne błędy, na które zwracają uwagę eksperci od Human Resources to niewystarczające przygotowanie sprzętowe. Niby banał, ale wielu z nas o tym zapomina, a potem przydarzają się wypadki, które rzutują na wizerunek kandydata.  “Często zdarza się, że w trakcie rozmowy pojawiają się problemy z dźwiękiem, czy obrazem (warto poprosić kandydata wcześniej, aby dokonał weryfikacji sprzętu oraz prędkości łącza). Dodatkowo rekruter powinien wysłać dokładną instrukcję odnośnie rozmowy, tzn. na jakiej odbędzie się aplikacji, jakich potrzebuje narzędzi, ile czasu potrwa oraz, aby na czas rozmowy przygotował sobie odpowiednie warunki.” sugeruje Łukasz Krupa.

Po pierwsze, nawet jeśli masz świadomość, że Twój rozmówca przebywa teraz w domu, bądź punktualny. “O ile pierwsze, informacyjne rozmowy mogą być nieco luźniejsze, o tyle główna rozmowa rekrutacyjna online powinna być tak samo formalna, jak jej odpowiednik face to face. Tutaj też zalecamy ściśle trzymać się przyjętych ram czasowych i nie spóźniać się na umówioną  z kandydatem godzinę” , proponuje Agata Gońda z HRK.

Dodaje także, żeby umówić spotkanie po godzinach pracy kandydata, ponieważ odbywanie rozmów w godzinach pracy często skutkuje przerwaniem rozmowy lub dodatkowym napięciem. W tych dynamicznych czasach i specyficznych warunkach, w jakich przyszło nam pracować, wiele spotkań i zadań pojawia się spontanicznie. Nie chcemy przecież, aby podczas naszego interview pojawił się pilny telefon bądź mail od przełożonego.

3.  Jakie procesy trzeba przygotować wew. organizacji?

Czy nowy sposób rekrutacji zostanie zaakceptowany i zaadaptowany do firmy, zależy od dwóch czynników: przekonań i otwartości. Tylko zmiana starych nawyków wynikających z przyzwyczajenia do tradycyjnych sposobów przeprowadzania rozmów o pracę.

“Preferowanie spotkań twarzą w twarz jest bardzo silne i panuje przekonanie, że sposób online jest „wybrakowany”, bezosobowy, oraz, że nie da się w pełni wychwycić wszystkich  umiejętności i predyspozycji kandydata” mówi z Tomasz Budzyński.

Kiedy pokonamy opór ze strony zarządu lub sceptycyzm  klienta, to czas zająć się wewnętrznymi procedurami.

Konsultanci ds. HR powinni mieć zdalny dostęp do bazy kandydatów, systemów, programów i aplikacji, na których codziennie pracują. Dlatego wszystkie te dane, najlepiej jest przechowywać w chmurze, aby mogły zaistnieć w przestrzeni online. To też umożliwia komunikację wewnątrz i na zewnątrz firmy.

 “Podstawową rzeczą jest zadbać o sprawne działanie systemów u każdego z konsultantów. Każdy  musi mieć dostęp do baz i programów, które umożliwiają  komunikację nie tylko wewnątrz firmy, ale i na zewnętrz – z klientami i kandydatami”,  podpowiada Agata Gońda z HRK.

Niezbędna jest współpraca działów IT, administracji i prawnych, aby umożliwić sprawny obieg e-dokumentów. “Co więcej przekazywanie sobie służbowych danych, czy możliwość zdalnego poruszania się po zapisanych dokumentach powinna odbywać się zgodnie z rozporządzeniem RODO.” dodaje Marlena Sękowska.

4. Sprawdzone narzędzia do wideo rozmów i  spotkań online?

Wcale nie trzeba inwestować w fachowe oprogramowania, czy rozszerzone wersje narzędzi dla biznesu. Często najbardziej popularne i darmowe komunikatory online wystarczą, zwłaszcza na początkowych stadiach rekrutacji. Ich przewagą (poza niewielką ceną) jest też powszechna dostępność i łatwość obsługi.

A przecież naszym celem jest ułatwić kandydatom komunikację, no chyba, że aspirują na zaawansowane stanowiska informatyczne. To przy okazji możemy przetestować ich techniczną wiedzę.  W pozostałych przypadkach zależy nam na łatwym i szybkim nawiązaniu połączenia. Tę potrzebę zaspokoją popularne i darmowe narzędzia: Google Hangouts, WhatsApp, Skype, Zoom.eu.

Zalety: Wady:
Dostęp ma każdy posiadacz konta google, na wszystkich urządzeniach

 Można załączać tylko tylko zdjęcia i obrazy o niskiej kompresji
Funkcja prezentacji i udostępnienia ekranu Brak możliwości nagrywania i przechowywania historii
Pozwala na wysłanie zaproszenia z unikalnym linkiem do “pokoju spotkań” Nie ma możliwości dzwonienia
Możliwość uczestnictwa kilku osób
(do 25 osób)		  
Zalety: Wady:
Dostępny na większości telefonów i systemów Niepoprawnie  działa na wersji desktopowej
Łatwy w użyciu i ma rozbudowany chat z historią Wymaga podania nr. telefonu
Możliwość rozmowy kilku osób jednocześnie Brak możliwości prezentacji
Można zadzwonić do kandydata Brak możliwości nagrywania
Zalety: Wady:
Łatwo dostępny i popularne narzędzie Wymaga instalacji i rejestracji
Dobrze rozbudowana funkcja czatu z historii i przesyłu plików o większym rozmiarze Spore wymagania sprzętowe względem kamery i mikrofonu
Funkcja dzwonienia (sprawdza się, gdy uczestnik zapomni o spotkaniu) Ma wielu przeciwników ze względu na interfejs aplikacji
Można zadzwonić do kandydata Brak możliwości wysłania zaproszenia do pokoju konferenc.
Funkcja prezentacji i udostępnienia ekranu Brak możliwościdodania do kalendarza
Dobra jakość obrazu  
Zalety: Wady:
Możliwość korzystania z wersji webowej Brak możliwości dzwonienia
Dobrze rozbudowana funkcja czat Brak możliwości nagrywania spotkania
Możliwość uczestniczenia do 25 osób Historia rozmów tylko z zainstalowaną aplikacją i zarejestrowanym kontem
Udostępnianie prezentacji, przesyłanie plików Wersja darmowa ma ograniczenia czasowe połączenia
Przystosowany do prowadzenia webinarów  

Wszystkie cztery wymienione narzędzia mają swoje rozszerzone wersję dla Biznesu. Jeśli posiada się pakiet  G-Suite, można skorzystać z Hangouts Meet, a przy Office 365 mamy dostęp do komunikatora Microsoft Teams. Natomiast Zoom można wykupić w wersji Pro.

Innymi rozwiązaniami, chwalonymi przez rekruterów, są także:

Szczegółowy przegląd tych narzędzi można znaleźć tutaj

Video rozmowy to jedno, ale co gdy mamy już wyłonioną najlepszą osobę na dane stanowisko i chcemy przejść do formalności? Np. Podpisać umowę, przesłać komplet dokumentów czy skierowanie na badania lekarza medycyny pracy? Rzecz oczywista, można wysłać papiery fizycznie pocztą lub kurierem, natomiast w wielu przypadkach wydłuża to proces i spowoduje zwiększenie kosztów.

Ale skoro rekrutacja jest online, możemy mieć wszystko zdigitalizowane. Na papierologię też są wirtualne sposoby. Obieg e-dokumentów oraz cyfrowy podpis jest możliwy dzięki takim aplikacjom jak:

Można w nich stworzyć, przesłać i monitorować status cyfrowych dokumentacji. Dokumenty są równoprawne z papierowymi odpowiednikami, a w razie potrzeby archiwizacji lub wydrukowania. Natomiast dokumentacja medycyny pracy może być przesłana w postaci skanów lub pozostawiona w systemach placówki medycznej. Wielu operatorów prywatnej opieki medycznej umożliwia skorzystanie z e-skierowań, a nawet wykonanie częściowo badań za pośrednictwem e-wizyty.

5. Case Study z sukcesem

Rekruterzy podkreślają, że o ile pozyskiwanie pracowników na stanowiska specjalistyczne często przebiega łatwo i kończy się pełnym powodzeniem, to nieco pod górkę robi się przy poziomie kadry zarządzającej. Tutaj  trzeba się wykazać kreatywnością. Modyfikacji wymagają głównie finalne etapy rozmowy, takie jak np. Assessment Centre, czy seria spotkań z zespołami i zarządem w biurze.

Małgorzata Pietraszewska, Head of People z firmy 10Clouds przeprowadziła już wiele rekrutacji w 100% zdalnych. Dzieli się z nami tym, jak w czasach kwarantanny radzą sobie z pozyskiwaniem kluczowych pracowników.

“Od 2 tygodni wszystkie nasze procesy są w 100% zdalne, włączając te o dużo większej złożoności, jak rekrutacja na CFO, którą obecnie prowadzimy. W obecnej sytuacji, mamy wręcz przekonanie, że jeśli potrzebujemy zrekrutować pracowników, którzy będą skutecznie funkcjonować w trybie 100% online,  to należy również zdalnie przeprowadzić rozmowę o pracę. To umożliwi nam na ile komunikatywny i skuteczny będzie kandydat w zdalnych warunkach, jak poradzi sobie z technologiami do video połączeń i video prezentacji.”

“Zadania z AC dostosowaliśmy tak, aby mogły być realizowane zdalnie przy zdzwonieniu się rekrutera z kandydatami na początku i na koniec slotu przeznaczonego na realizację „koszyka zadań”, rekrutacje zespołowe przenieśliśmy również na zdalne podobnie jak wszystkie warsztaty zespołowe, po prostu akceptując, że nie zrobimy teago. będąc fizycznie w tym samym miejscu. Do spotkań z większą ilością uczestników, czyli np. rekrutacji zespołowej lub AC w przypadku pewnych potrzeb lepiej może sprawdzić się (program do videokonferencji) np. Zoom. Jeśli chodzi o porównanie rezultatów rekrutacji on-site i zdalnych – nie widzę tutaj różnicy. Na oba sposoby skutecznie pozyskaliśmy do 10Clouds nowych pracowników.”

 

Czy Rekrutacja online to przyszłość?

Jest to na pewno początek nowego trendu. A na pewno rozwiązanie na każdą kryzysową okoliczność, które pozwoli na sprawne kontynuowanie pracy działów HR w czasach epidemii koronawirusa. To dajerealny wpływ na kondycję całej firmy, ponieważ nie blokuje ani nie spowalnia pracy. Co więcej, takie zwinne i nowoczesne podejście jest zdecydowaną przewagą konkurencyjną i może poprawić wizerunek marki pracodawcy.

Małgorzata Pietraszewska przyznaje, że “nie zawiesiliśmy rekrutacji z powodu covida.  Generalnie adaptowalność do dynamicznie zmieniających się warunków jest głęboko zakorzeniona w DNA firmy.. Jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że rzeczywistość, często niweczy oryginalne plany i staramy się być na to zawsze jak najlepiej przygotowani i skutecznie realizować swoje cele innymi sposobami.”

Dużą zaletą rekrutacji online jest większa dyspozycyjność kandydatów, są bardziej elastyczni. Większość kandydatów cieszy się z możliwości uczestniczenia w procesach rekrutacyjnych online. Dlaczego? Przede wszystkim oszczędzają czas na dojazdy oraz mogą w wygodnych dla siebie warunkach przejść przez rozmowę rekrutacyjną. 

Wszystko wskazuje więc na to, że w pełni zdalny proces rekrutacji ma wielu zwolenników, nie tylko pośród konsultantów HR, ale także wśród osób zainteresowanych posadą.  Odpowiednia konfiguracja procesów w firmie, dobór oprogramowania, a także pozbycie się dawnych, ograniczających paradygmatów myślenia, że “się nie da”,  dają pełne prawo postawić tezę, że pozyskiwanie pracowników przez internet stanie się niebawem normą w wielu przedsiębiorstwach.

Sprawdź aktualne oferty pracy i zdobądź pracę marzeń w 100% zdalnie!

Za wkład merytoryczny do artykułu dziękujmy ekspertom HR:

autor: Patrycja Kuba

Tagi: