Tylko 14% maili jest tak naprawdę ważnych

laptop 1483974 640 460x256 Tylko 14% maili jest tak naprawdę ważnychIle czasu dziennie zajmuje ci przeglądanie poczty i odpisywanie na maile? Z przeprowadzonego przez firmę Qualtrics badania (w kilkunastu krajach Europy i świata, w tym w Polsce) wynika, że aż 50% czasu w pracy zajmują nam maile. Niestety, większość z nich jest stratą czasu.

Tylko 14% z wszystkich maili, które codziennie czytamy bądź piszemy ma znaczenie z biznesowego punktu widzenia. Cała reszta to albo spam albo niewiele znacząca korespondencja utrzymywana tylko dlatego, że np. tak wypada (bądź dlatego, że ktoś się nudzi). Jak marnować na maile mniej czasu?

  • Ustaw sobie kilka wzorów maili, (np. wzór z podziękowaniami, potwierdzeniem otrzymania wiadomości), który będziesz mógł wysyłać automatycznie jako odpowiedź na otrzymane maile (wzorów może być wiele  – zastanów się sam, jakie maile otrzymujesz najczęściej),
  • Nie sprawdzaj maili jak tylko przyjdą. Ustal sobie konkretne godziny (2 – 4 razy w ciągu dnia), w trakcie których sprawdzasz skrzynkę i dopowiadasz na korespondencję,
  • Nie wysyłaj maila, jeśli nie masz nic ważnego do przekazania a nadawca nie poprosił wyraźnie o potwierdzenie otrzymania maila (w teorii mail ze zwykłym „dziękuję” jest wyrazem dobrego wychowania, ale w praktyce to zmarnowanych kilka sekund twoich, ale jeszcze więcej czasu marnujesz osobie, która przerwie czynność by sprawdzić maila i zobaczyć, że nic nie wnosi on do dyskusji,
  • Jeśli potrzebujesz odpowiedzi na proste pytanie, zamiast pisać maila – zadzwoń. Będzie szybciej i dla ciebie i dla osoby, która odpowiada.