Co robić kiedy szef nie odpisuje na maila?

Wysłałeś maila do szefa z omówieniem projektu, planu działania lub podsumowaniem swoich zadań. Mija kilka dni, a szef nie odpisuje? Co w takiej sytuacji? Odpuścić (bo teraz wszystko jest po stronie i odpowiedzialności szefa), dopytywać go na każdym kroku? Podbić mu maila bez słowa?

Komunikacja mailowa staje się powoli coraz trudniejsza. Niegdyś była wybawieniem – zamiast czekać długie dni na dokumenty, można je mieć w kilka sekund – dziś staje się jednak źródłem frustracji i problemów. Między innymi dlatego, że nikt nas prawidłowej komunikacji mailowej nie uczy a na dodatek dostajemy coraz więcej maili i w efekcie nie nadążamy z odpisywaniem. Z badań Radicati Group wynika, że obecnie średnio dostajemy około 121 maili dziennie. Ta liczba rośnie (do około 136 w 2017 r.) – zatem maile zabierają coraz więcej czasu. Szefowie dostają ich najwięcej, bo każdy im raportuje a poza tym, będąc odpowiedzialnymi za dział firmy (lub jej całość), muszą mieć kontrolę nad tym co się dzieje. Czy trudno się zatem dziwić, że szef nie odpowiada na maila?

Co w takiej sytuacji?

• Nie zostawiaj sprawy samej sobie wychodząc z założenia, że to nie Twoja sprawa, bo przecież odbiłeś sprawę do szefa (zwłaszcza, jeśli potrzebujesz jego decyzji)
• Nie odbijaj maila ponownie bez słowa (może to zostać odebrane jako mało kulturalne ponaglenie.
• Zamiast tego wyślij maila ponownie i napisz, że „przypominasz iż czekasz na decyzję”
• Nie pisz elaboratów wypełnionych pustosłowiem – szef nie ma czasu na ich czytanie – pisz konkretnie o co ci chodzi,
• Jeśli szef nadal nie odpowiada, zmień metodę komunikacji – zadzwoń lub idź do jego gabinetu,
• Jeśli szef często nie odpowiada, staraj się tak pisać maile, by mu to jak najbardziej ułatwić – np. proponuje dwa rozwiązania i w podsumowaniu napisz „Szefie, wybieramy opcję A czy B” – odpowiedź na takiego maila zajmuje szefowi 5 sekund, bo może odpisać ci po prostu „B”.