Forma referencji – jak mogą wyglądać referencje z pracy?

Przy okazji artykułu dotyczącego tego, co można dołączyć do CV, czytelnik zapytał o to, w jakiej formie najlepiej przekazać nowemu pracodawcy referencje. Czy powinien być to dokument pisemny, czy może wystarczą referencje ustne? Czy tylko pracodawca może wystawić pracownikowi referencje? Rozjaśnijmy nieco mroki wiedzy w tym zakresie.

Referencje to nic innego jak potwierdzenie kompetencji pracownika poprzez informację zwrotną na jego temat uzyskiwaną od osób,które z pracownikiem współpracowały- najczęściej są to opinie od pracodawców, ale mogą to być również referencje od kolegów z pracy lub klientów i kontrahentów kandydata. W jakiej zatem formie i od kogo, można uzyskiwać referencje, które pomogą nam w budowaniu kariery zawodowej?

Referencje pisemne

Jest to opis naszych kompetencji i cech charakteru uzyskiwany w formie pisemnej i przekazywany dalej w formie wydruku (ksero) lub formie elektronicznej – np. pdf. Najczęściej, pisemne referencje uzyskuje się od pracodawcy lub bezpośredniego przełożonego pracownika. W takim dokumencie najczęściej pojawiają się następujące części opisu:

• opis zadań jakie pracownik wykonywał (np. „odpowiadał za pozyskanie i obsługę klienta”)
• mocne strony pracownika pod kątem umiejętności miękkich (np. „terminowy, dokładny”)
• opis funkcjonowania pracownika w zespole (np. „lubiany przez zespół, chętny do niesienia pomocy i wsparcia dla pracowników”)
• ogólna ocena pracownika (np.”ceniony i rzetelny pracownik, któremu wróżymy sporą karierę”).

Referencje pisemne uważane są często za mało wiarygodne, gdyż wiadomo, że nie umieszcza się w nich elementów negatywnie wpływających na wizerunek pracownika. Pracownik zaś, nawet jeśli otrzymałby referencje, które nie stawiają go w dobrym świetle, to po prostu takich referencji nie dostarczy nowemu pracodawcy.

Pisemne referencje można również uzyskać od klientów i kontrahentów, z którymi pracownik w ramach współpracy z firmą X pracował. O taki opis prosi albo przełożony pracownika, albo sam pracownik, przy czym dobrze poprosić o nie w porozumieniu z pracodawcą. Przypominają one referencje wystawiane przez firmę drugiej firmie. W takim dokumencie znajdzie się głównie potwierdzenie współpracy między pracownikiem a klientem oraz opis tego, z czego w relacji klient – pracownik kontrahent był zadowolony. Tego typu referencje szczególnie przydatne są dla osób, które pracują w obszarze obsługi klienta i sprzedaży i dla potencjalnego pracodawcy są potwierdzeniem dobrych relacji,które kandydat potrafi budować z klientem.

Dla potwierdzenia referencji pisemnych i ich uwiarygodnienia, dodaje się do referencji numer telefonu do osoby, która je wystawiała, po to, by zainteresowana referencjami osoba mogła sprawdzić, czy to co zostało napisane jest prawdziwe oraz jakie jeszcze inne cechy czy umiejętności kandydat posiada. Bardzo często, referencje uwiarygadnia samo podanie numeru telefonu – nawet jeśli osoba rekrutująca nie zadzwoni do naszego byłego szefa, to widząc numer do niego ma pewność, że to, co przeczytała nie jest jedynie laurką dla pracownika, ale prawdą. Gdyby tak bowiem nie było, pracownik nie podawałby numeru telefonicznego do poprzedniego pracodawcy.

Referencje telefoniczne (ustne)

Najbardziej wiarygodna forma referencji – o ile bowiem papier przyjmie wszystko, to już rozmawiając z drugą osobą, będziemy dbali o to by nie stracić wiarygodności – zatem znacznie mniej referencje będą podkoloryzowane, a kandydat wybielony. Dla pracownika, który podaje numer telefonu do swojego byłego pracodawcy jest to zawsze ryzyko – gdyż to osoba rekrutująca zadaje byłemu szefowi pytania i może zapytać o taki obszar pracy, który przez pracownika nie był wykonywany najlepiej, a co za tym idzie, informacja zwrotna na temat pracownika może nie być aż tak pozytywna. Referencji telefonicznych najczęściej udziela pracodawca bądź bezpośredni przełożony, a kandydat który podaje numer komórki do swojego szefa zawsze musi zapytać go o zgodę na przekazanie numeru telefonicznego. Zawsze też warto uprzedzić telefonicznie byłego pracodawcę, że szuka się pracy i może zdarzyć się, że ktoś zadzwoni po referencje. Nie podajemy też numeru do obecnego przełożonego, jeśli nie chcemy by nasza obecna firma wiedziała, że szukamy pracy.

Referencje w serwisach społecznościowych

Niektóre serwisy społecznościowe – np. Goldenline, pozwalają na umieszczenie w profili pracownika referencji od osób, które z pracownikiem współpracowały. Osobą umieszczającą tego typu referencje nie musi być pracodawca – może to być również klient, kontrahent bądź współpracownik. Referencje od współpracowników również niosą dla potencjalnego pracodawcy ważne informacje i jeśli wiemy, że nasz kolega z pracy bardzo dobrze wspomina współpracę z nami, można poprosić go o referencje. Dla potencjalnego pracodawcy opis współpracy z nami przedstawiony przez kolegę z pracy również niesie ważne informacje, choć jest nieco mniej wiarygodny niż referencje od pracodawcy. Umieszczając referencje od kolegi w serwisie społecznościowym warto pamiętać o tym, by nie były to referencje wzajemne (ja tobie, a ty mnie) gdyż są znacznie mniej wiarygodne – sugerują bowiem oparcie oceny na sympatii i lubieniu się.

Decydując się na wykorzystanie referencji w procesie rekrutacji koniecznie trzeba zadbać o to, by:

• referencje były rzetelne
• można było przekazać kontakt do osoby, która może je potwierdzić (jeśli np. firma z której mamy referencje już nie istnieje, a jej właściciel zapadł się pod ziemię, to takie referencje nie tylko nie będą wiarygodne, ale mogą sprawić, że osoba rekrutująca pomyśli, że próbujemy ją oszukać podając fikcyjne referencje)
• nie były negatywne (czyli nie dajemy numeru telefonu do kolegi z którym mamy na pieńku, bądź szefa, który nie wspomina naszej współpracy dobrze)
• były zgodne z tym, co umieściliśmy w CV (czyli nie podajemy numeru wtedy, kiedy kłamiemy w CV o zakresie obowiązków – pomijając fakt, że nie powinniśmy w ogóle kłamać w CV)