Maile w pracy – na co marnujemy czas?

Szacunkowe badania w firmach mówią o tym, że średnio marnujemy godzinę dziennie na korespondencję mailową. W skali roku, daje to prawie miesiąc pracy. Na co tak naprawdę tracimy czas przy czytaniu i pisaniu maili?

• Maile kurtuazyjne – czyli pisanie podziękowań za dostarczone informacje czy pomoc. Oczywiście, nie znaczy to, że nie należy dziękować za przysługi, ale jeśli wysyłamy maila z jednym tylko słowem „dziękuję”, to tracimy nie tyle czas my, co osoba która tego maila otrzymuje. Znacznie efektywniej, jest podziękować osobiście, lub przy okazji następnej wiadomości napisać „dzięki za pomoc przy poprzedniej sprawie”.
• Kopie wiadomości – przesyłanie maili z opcją „Do wiadomości” (CC) jest pomocne jeśli załatwiamy coś z drugim współpracownikiem czy kontrahentem a sprawa angażuje kierownika lub trzecie osoby. Niestety bardzo często dajemy „DW” niepotrzebnie i bezmyślnie wtedy, kiedy nie jest to konieczne – a przecież osoba, która odbiera tego maila, musi przeznaczyć czas, na jego przeczytanie.
• Mailowanie, kiedy można zadzwonić – jeśli sprawa będzie wymagała większej ilości kontaktów niż jednorazowe wysłanie maila, lepiej zadzwonić, niż wymieniać się toną korespondencji. Klasycznym przykładem jest umawianie się na spotkanie. Telefon zajmie nam 2 minuty, a wymiana maili może trwać dłuższy czas („Możesz w piątek?” , „Nie, nie mogę.”, „To może zebranie zrobimy w poniedziałek”, „W porządku, o której?”, „o 12.00?”, „Wolałbym o 13.00. O 12.00 mam zarząd”, „Aha, Ok – w takim razie niech będzie 13.00, tylko sprawdzę czy jest dostępna konferencyjna” itd.).
• Sprawdzanie maili co 10 minut – rzadko kiedy sprawa przesyłana mailem jest tak ważna, że wymaga natychmiastowej korespondencji. Zwykły rzut okiem na skrzynkę „czy coś przyszło” zabiera po kilka sekund. Przez cały dzień, zbiera się tego 10 minut.
• Brak szybkiej reakcji po odebraniu maila – kiedy już odbierzemy maila, powinniśmy zastosować zasadę z Getting Things Done – systemu, który usprawnia zarządzanie zadaniami i czasem. Zasada ta brzmi – jeśli coś zajmie ci nie więcej niż 2 minuty, nie odkładaj tego na później. Tymczasem odkładamy nawet banalne odpowiedzi i w efekcie tracimy czas na dwukrotne otwieranie tej samej wiadomości. Poza tym wizja tego, że „trzeba jeszcze odpowiedzieć Pani Kasi na maila” zaśmieca naszą głowę i zabiera nam energię.
• Przydługie maile – brak precyzji w budowaniu komunikatów, rozwlekanie tematu tak, jakbyśmy rozmawiali z drugą osobą, powodują, że obie strony tracą czas – jedna na pisanie, druga na czytanie. Mail w biurze to narzędzie komunikacji, a nie telenowela.
• Maile emocjonalne – uleganie emocjom, wyrażanie złości w mailu – narzędziu, które pozwala na przekazanie tylko słów, nie zaś naszego wyrazu twarzy czy samopoczucia powoduje, że nierzadko odbiorca maila zamiast od razu nam odpisać, lub przyjąć do wiadomości to co piszemy, zastanawia się „czy on jest na mnie zły?” „czy to foch?” „ale o co mu tym razem chodzi?” – dodatkowo takie komunikatu zaburzają komunikacje w zespole.
• Maile niejasne – brak kompetencji językowych, nie używanie polskich czcionek, błędy stylistyczne i ortograficzne powodują, że proces czytania maila ulega wydłużeniu. Musimy po kilka razy czytać treść maila by zorientować się „co autor miał na myśli”.

A które błędy Ty popełniasz?